PMBOK, Project Management/Project Management

Το Project Management Institute (PMI) είναι ένας οργανισμός που επιχειρεί να καθιερώσει μια τυπική παραγγελία και κριτήρια για τη διαχείριση έργου.

Για το σκοπό αυτό, η PMI διατηρεί το Project Management Book of Knowledge (PMBOK) το οποίο καθιερώνει μια ολόκληρη σειρά εργαλείων και καλών πρακτικών που κάθε διαχειριστής έργου πρέπει να γνωρίζει και να εφαρμόζει.

Σε αντίθεση με άλλες μεθοδολογίες (π.χ. ευέλικτες μεθοδολογίες όπως το Scrum), το PMBOK είναι προσανατολισμένο στην προγνωστική διαχείριση έργου. Το PMBOK παρουσιάζει διάφορες φάσεις ενός έργου με γραμμικό τρόπο (από τη στιγμή που μια φάση ξεπεραστεί, δεν επιστρέφει σε αυτήν), όπου η ανάγκη/λύση, το πεδίο εφαρμογής και ο σχεδιασμός (για παράδειγμα, το κόστος και η διάρκεια κάθε μιας από τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν ) καθιερώνεται στις αρχικές φάσεις (γι' αυτό ονομάζεται προγνωστική διαχείριση).

Επομένως, θα μπορούσαμε να θεωρήσουμε ότι το PMBOK ανήκει στον πιο κλασικό κλάδο της διαχείρισης έργων (καθώς και στο συμπληρωματικό πρότυπο PRINCE2, δημοφιλές στο Ηνωμένο Βασίλειο). Ωστόσο, αυτό το γεγονός δεν σημαίνει ότι μέρος των εργαλείων που προσφέρει δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με άλλες πιο ευέλικτες και ευέλικτες μεθοδολογίες.

Πριν προχωρήσουμε στο θέμα, είναι απαραίτητο να καθορίσουμε τον ορισμό και τα χαρακτηριστικά ενός έργου σύμφωνα με το PMBOK:

• Ένα έργο προσπαθεί να λύσει ένα πρόβλημα (να καλύψει μια ανάγκη).
• είναι προσωρινό
• Είναι μοναδικό στο χρόνο και δεν επαναλαμβάνεται στις ίδιες συνθήκες.
• φέρει αβεβαιότητα
• Καταναλώνει πόρους: Χρόνο, χρήμα, υλικά και εργασία.

Τα έργα έχουν τον δικό τους κύκλο ζωής, ο οποίος χωρίζεται στις ακόλουθες φάσεις:

• Έναρξη: Εντοπίζεται η ανάγκη και τίθεται το ερώτημα εάν είναι δυνατή η υλοποίηση του έργου.

• Σχεδίαση:
  • Μια λύση αναπτύσσεται με περισσότερες λεπτομέρειες.
  • Ορισμός εργασιών, ημερολόγιο.
  • Εκτίμηση κόστους σε χρόνο και χρήμα.
  • Και πάλι, το ερώτημα είναι εάν το έργο είναι βιώσιμο.

• Εκτέλεση: Παρακολούθηση και προσαρμογές προγραμματισμού.
• Κλείσιμο: επαληθεύεται εάν το έργο ικανοποιεί την ανάγκη να εξεταστεί

Όλες αυτές οι φάσεις συνεπάγονται τις ακόλουθες γενικές διαδικασίες:

• Προσδιορίστε το πρόβλημα ή την ευκαιρία

• Προσδιορίστε και ορίστε την ιδανική λύση

• Προσδιορίστε τις εργασίες και τους πόρους που απαιτούνται.

• Ετοιμάστε το χρονοδιάγραμμα και αποκτήστε πόρους

• Υπολογίστε το κόστος του έργου και ετοιμάστε έναν προϋπολογισμό

• Ανάλυση κινδύνων και δημιουργία σχέσεων με τα ενδιαφερόμενα μέρη (κάποιον που έχει άμεσο ή έμμεσο ενδιαφέρον για το έργο): Περιοδική διαχείριση κινδύνου

• Διατήρηση ελέγχου και επικοινωνίας στο κατάλληλο επίπεδο κατά την εκτέλεση: Περιοδικές συναντήσεις για τον εντοπισμό και την αναφορά αποκλίσεων

• Διαχειριστείτε ένα επιτυχημένο κλείσιμο
  • Λίστα διάτρησης: λίστα εργασιών για την ολοκλήρωση του έργου.
  • Τα μέλη της ομάδας τείνουν να απλώνονται όταν το έργο πλησιάζει στο κλείσιμο.

Ωστόσο, ένα έργο μπορεί να ιδωθεί από άλλες οπτικές γωνίες, όπως από την άποψη των διαπροσωπικών σχέσεων:

• Δώστε κίνητρο στην ομάδα: Δημιουργήστε το σωστό κλίμα
  • Αφιερώστε χρόνο εξηγώντας πώς συνεισφέρει κάθε ρόλος στο έργο
  • Επενδύστε χρόνο σε συναντήσεις για να αναδείξετε τη θετική συνεισφορά των μελών.
  • Εμπιστευτείτε την εργασία που έχει ανατεθεί
  • Δώστε στόχους σε άτομα και αφήστε τους να επιλέξουν το μονοπάτι.
  • Αναγνωρίστε τις προσπάθειες που υπερβαίνουν αυτό που ζητείται.
  • οδηγήστε με το παράδειγμα

• διαχείριση της διαφορετικότητας
  • Προσδιορίστε πιθανούς προσωπικούς στόχους για να τους ελαχιστοποιήσετε ή να τους μετατρέψετε σε ομαδικούς στόχους.
  • Επιδιώξτε τη συνοχή της ομάδας (εναρμόνιση εθίμων, πολιτισμών κ.λπ.).

Με τη σειρά του, εκτός από τις εσωτερικές διαδικασίες διαχείρισης έργου και διαπροσωπικών σχέσεων, τα έργα αναπτύσσονται και εκτελούνται μέσα σε έναν οργανισμό. Επί του παρόντος μπορούμε να βρούμε εταιρείες που έχουν ως κύρια δραστηριότητα την εκτέλεση έργων, για παράδειγμα στον τομέα Συμβουλευτικής και Ελεγκτικής. Αυτό είναι το πιο θετικό σενάριο καθώς ολόκληρος ο οργανισμός επικεντρώνεται στη διαχείριση έργων.

Ωστόσο, οι περισσότερες εταιρείες έχουν μια ιεραρχική δομή που αποτελείται από τμήματα με διαφορετικές λειτουργίες και υπαλλήλους που εκτελούν συγκεκριμένα καθήκοντα, των οποίων η κινητικότητα τείνει να είναι αρκετά σποραδική. Σε αυτό το είδος σεναρίου, η εκτέλεση ενός έργου (που, όπως καθιερώθηκε, είναι προσωρινή) με εσωτερικούς συνεργάτες παρουσιάζει ένα πιο δύσκολο σενάριο διαχείρισης (αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους τα έργα ανατίθενται συχνά σε εξωτερικούς συμβούλους και ελεγκτές).

Αυτή η δεύτερη κατάσταση μπορεί να δώσει στους εργαζομένους μια «νοοτροπία σιλό», δηλαδή σε άτομα των οποίων οι στόχοι συνδέονται με τη λειτουργική τους περιοχή και όχι με το έργο στο οποίο έχουν ανατεθεί. μπορεί να μην ενδιαφέρονται για την επιτυχία του έργου, δίνοντας προτίμηση στην εκπλήρωση των σταθερών υποχρεώσεών τους από τη μονάδα τους. Αυτό το πρόβλημα μπορεί να εμποδίσει την ομαδική συνεργασία (οριζόντια σκέψη).

Εν ολίγοις, ο βαθμός ωριμότητας του οργανισμού και οι καθιερωμένες εσωτερικές διαδικασίες μπορούν να συμβάλουν στην επιτυχία ή την αποτυχία του έργου:

• Εάν ο οργανισμός συνήθως εργάζεται σε έργα, υπάρχουν ήδη καθορισμένες κατευθυντήριες γραμμές.

• Επίσημα κανάλια επικοινωνίας: Εάν είναι πολύ άκαμπτα, μπορεί να διαταράξουν την εργασία

• Άτυπα κανάλια επικοινωνίας (φίλοι, γνωστοί κ.λπ.): Εάν είναι πολύ συχνά, μπορεί να παράγουν παραπληροφόρηση

Τέλος, το PMBOK ορίζει ότι για να θεωρηθεί ότι ένα έργο ήταν επιτυχές, πρέπει να ικανοποιηθούν οι ακόλουθες προσδοκίες:

• Επίπεδο Ι. Επίτευξη στόχων του έργου

• Επίπεδο II. Αποτελεσματικότητα έργου.
  • Επίπεδο διακοπής εργασίας του πελάτη.
  • Αποτελεσματική χρήση των πόρων
  • Αύξηση του αριθμού των μελών της ομάδας
  • διοικητική σύγκρουση

• Επίπεδο III. Βοηθητικό πρόγραμμα για τον τελικό χρήστη/πελάτη.
  • Επιλύθηκε το αρχικό πρόβλημα;
  • Αυξήθηκαν τα οφέλη ή υπήρξαν πραγματικές οικονομίες;
  • Ο χρήστης χρησιμοποιεί αυτήν τη στιγμή το προϊόν;
• Επίπεδο IV. Οργανωτική βελτίωση: μάθηση από την εμπειρία

διευθυντής έργου

Ένας διαχειριστής έργου ή διευθυντής έργου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

• Το έργο: Στόχοι κόστους, χρονοδιαγράμματος, λειτουργικότητας και ποιότητας.
  • Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ
  • Απόδοση των επενδύσεων.

• Ροή πληροφοριών: παρέχουμε προληπτικά, εάν κάποιος επόπτης εκπλαγεί από κάποιες πληροφορίες, σημαίνει ότι δεν έχουμε ενημερώσει σωστά.

• Η ομάδα: Παρέχετε ανατροφοδότηση και αναγνώριση.

• Σχετικά με τον εαυτό σας: Προσωπική ανάπτυξη.

Από την άλλη πλευρά, ο διαχειριστής έργου αντιμετωπίζει συνεχώς προκλήσεις, μεταξύ των οποίων μπορούμε να βρούμε τα εξής:

• Υπευθυνότητα vs. Απουσία Εξουσίας
  • Υψηλό επίπεδο ευθύνης.
  • Συνεργάζομαι με ανθρώπους στους οποίους δεν έχω άμεση εξουσία.

• μη ρεαλιστικούς στόχους
  • Είναι ένα από τα πιο κοινά προβλήματα.
  • Ενισχύει την ιδέα της σωστής ανάλυσης και σχεδιασμού του αντικειμένου του έργου.

• λειτουργικό προσανατολισμό
  • Οι άνθρωποι θα έχουν την τάση να επικεντρώνονται στον τομέα της λειτουργικής γνώσης τους.
  • Η λειτουργική του περιοχή είναι πιο σημαντική από το έργο δεδομένης της χρονικότητας του.

• Θεμελιώδης σύγκρουση για την αβεβαιότητα
  • Λάβετε γρήγορες αποφάσεις με λίγες πληροφορίες.
  • Εκτιμήσεις διαστήματος (για παράδειγμα, κόστος)
  • Προσπαθήστε να κάνετε τις δυσκολίες εκτίμησης κατανοητές από τους ανωτέρους και τα μέλη της ομάδας.

Για να αντιμετωπίσει με επιτυχία τις ευθύνες και τις προκλήσεις που παρουσιάζει η διαχείριση έργου, ένας διαχειριστής έργου πρέπει να ακονίζει συνεχώς τις ακόλουθες δεξιότητες:

• Διαχείριση έργου: εργαλεία σχεδιασμού και παρακολούθησης.
• διαπροσωπικές σχέσεις
  • Ικανότητες ηγεσίας, διαπραγμάτευσης και αντιπροσωπείας.
  • Προφορικές και γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας
  • Επίλυση των συγκρούσεων.
  • Δεξιότητες ανάπτυξης του ρόλου του μέντορα (coaching)

• τεχνολογικές γνώσεις
  • Γνώση βιομηχανικών και τεχνολογικών τομέων
  • Γνώση προϊόντος ή/και διαδικασίας
  • σχεδιαστικές δεξιότητες

• προσωπικές δεξιότητες
  • ειλικρίνεια, ακεραιότητα
  • σκεφτείτε σφαιρικά
  • Υψηλή ανοχή στην αβεβαιότητα και την ασάφεια
  • πειστικός και διεκδικητικός
  • ανοιχτό και προσβάσιμο
  • Αποφασιστικός
  • Εμπορικός. Ικανότητα πώλησης ιδεών ή των αρετών του έργου.
  • Δάσκαλος. Μεταδώστε τη γνώση στα μέλη της ομάδας.

Ορισμός έργου

Ο ορισμός του έργου αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια:

• Φάση Ι. Κατανοήστε το πρόβλημα ή την ευκαιρία.
• Φάση II. Προσδιορίστε την πιο βέλτιστη λύση
• Φάση III. Αναπτύξτε τη λύση και σχεδιάστε ένα σχέδιο
• Φάση IV. Έναρξη έργου

Φάση Ι. Κατανοήστε το πρόβλημα ή την ευκαιρία.

Είναι σημαντικό να προσδιοριστεί η πραγματική ανάγκη που σκοπεύει να καλύψει το έργο. Η εργασία θα αξιολογηθεί με βάση το εάν αυτή η ανάγκη έχει ικανοποιηθεί ή όχι.

Πρώτον, είναι απαραίτητο να γίνει διάκριση μεταξύ ανάγκης και λύσης.

Μια αναγκαιότητα:

• Περιγράφει τον στόχο στον πελάτη

• Προσδιορίστε στόχους και στόχους

• Αφήστε ανοιχτό το ερώτημα πώς να το κάνετε αυτό.

• Η απάντηση στο γιατί γίνεται αυτό πρέπει να παραπέμπει σε επιχειρηματική αιτιολόγηση.

Αντίθετα, μια λύση:

• Περιγράφει τα μέσα για την ομάδα
• Προσδιορίστε στρατηγικές και ιδέες για την επίτευξη στόχων και στόχων.
• Προσδιορίστε πώς να το κάνετε.
• Η απάντηση στο γιατί γίνεται αυτό πρέπει να δείχνει την ανάγκη του πελάτη.
• Το να ζητήσετε να προσδιορίσετε την πραγματική ανάγκη μπορεί να κάνει τρίτα μέρη να αισθάνονται άβολα επειδή δεν εμπιστεύονται τα κριτήριά σας.

Με βάση αυτούς τους ορισμούς, αυτή η φάση θα πρέπει να οδηγήσει στη δημιουργία του εγγράφου απαιτήσεων του έργου, το οποίο δεν προσφέρει λύση, αλλά περιγράφει μόνο μια ανάγκη. Αυτό το έγγραφο πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες ενότητες:

• Περιγραφή του προβλήματος ή της ευκαιρίας
• Επίπτωση ή αποτέλεσμα του προβλήματος
• Προσδιορίστε ποιος ή τι επηρεάζεται από το ζήτημα
• Επίπτωση της αγνόησης του ζητήματος
• επιθυμητή κατάσταση
• Οφέλη που σχετίζονται με την επίτευξη της επιθυμητής κατάστασης
• Ευθυγράμμιση με τη στρατηγική του οργανισμού
• Σύγκρουση συμβατότητας με άλλους τομείς του οργανισμού
• αβεβαιότητες
• κύριες υποθέσεις
• Περιορισμοί Λύσης
• περιβαλλοντικές εκτιμήσεις
• Ιστορικές πληροφορίες υποστήριξης

Αφού συλλεχθούν όλες αυτές οι πληροφορίες, είναι απαραίτητο να επανεκτιμηθεί εάν το πρόβλημα αξίζει να λυθεί και να προσδιοριστεί εάν υπάρχει πιθανή λύση.

Φάση II. Προσδιορίστε την πιο βέλτιστη λύση

Για τον εντοπισμό λύσεων που καλύπτουν την εντοπιζόμενη ανάγκη, μπορεί να ακολουθηθεί η ακόλουθη διαδικασία:

• Ομαδικός καταιγισμός ιδεών με μέλη της ομάδας μελλοντικής δέσμευσης ή ενδιαφερόμενους φορείς.
• Ελέγξτε σε ποιο βαθμό πληρούν τις δηλώσεις εγγράφων των απαιτήσεων του έργου.
• Επιλέξτε μεταξύ 2 και 5 υποψήφιων λύσεων.

Για τις επιλεγμένες υποψήφιες λύσεις, πρέπει να γίνει λεπτομερής ανάλυση για να προσδιοριστεί ποια ταιριάζει καλύτερα στην ανάγκη κάλυψης και συνεπάγεται προσιτό κόστος.

Χρηματοοικονομική ανάλυση (Κόστος x Οφέλη):

Για την επικύρωση της οικονομικής βιωσιμότητας του έργου, είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι ταμειακές εισροές που μπορεί να αποφέρει, για παράδειγμα, τα οφέλη που προκύπτουν από την υλοποίηση του έργου (αύξηση πωλήσεων, μείωση κόστους κ.λπ.…) και τα έξοδα που προκύπτουν από την έναρξη -up σημαίνει Project Progress and Management.

Έτσι, υπολογίζοντας το μέγεθος των διαφορετικών ταμειακών ροών και υπολογίζοντας τους 4 βασικούς δείκτες, μπορούμε να προσδιορίσουμε ποιο έργο μας παρέχει τη μεγαλύτερη οικονομική κερδοφορία.

Θα πρέπει να μελετηθούν τουλάχιστον οι ακόλουθοι δείκτες:

• Καθαρή παρούσα αξία (NPV). Προσδιορίστε πόσα χρήματα θα αποφέρει το έργο λαμβάνοντας υπόψη τη χρονική αξία του χρήματος.
• Εσωτερικό ποσοστό απόδοσης (IRR) . Προσδιορίστε την απόδοση της επένδυσης.
• Περίοδος ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ . Καθορίζει πότε θα αποσβεστεί η επένδυση (NPV = 0).
• τρύπα χρημάτων . Προσδιορίστε τη μέγιστη απαιτούμενη επένδυση.

Μη χρηματοοικονομική ανάλυση (Μοντέλο βαθμολόγησης σταθμισμένου παράγοντα - Πίνακας απόφασης)

Η ανάλυση χρησιμοποιώντας το σταθμισμένο παραγοντικό μοντέλο βαθμολόγησης («Μήτρα απόφασης») ξεκινά με την επεξεργασία μιας λίστας χαρακτηριστικών που πρέπει να αποτιμηθούν. Για καθεμία από αυτές, καθορίζεται μια στάθμιση και εκχωρούνται βαθμολογίες που υποδηλώνουν τον βαθμό συμμόρφωσης καθεμιάς από τις υποψήφιες λύσεις:

Πλεονέκτημα:

• Επιτρέπει τη χρήση διαφόρων δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών δεδομένων.
• Επιτρέπει τη συμμετοχή της διοίκησης και την ανάλυση ευαισθησίας.

Μειονεκτήματα:

• Εξαιρετικά υποκειμενική διαδικασία.
• Δείχνει την ελκυστικότητα του έργου, αλλά δεν αποτελεί εμπορική αιτιολόγηση.

Εκτός από τη χρηματοοικονομική ανάλυση ή την ανάλυση μήτρας, η τελική απόφαση για τη λύση που θα επιλέξετε μπορεί να βασίζεται στη χρήση άλλων εργαλείων:

• μελέτες αγοράς
• Πιλοτικές δοκιμές. Δοκιμή σε περιορισμένη περιοχή.
• Πρωτοτυποποίηση. Κατασκευή ενός μικρού τμήματος του έργου για την επικύρωση των σωστών προβλέψεων.
• Προσομοίωση υπολογιστή.

Εν ολίγοις, οι αναλύσεις που θα πραγματοποιηθούν όχι μόνο θα βοηθήσουν στην επιλογή μιας λύσης, αλλά θα μας επιτρέψουν επίσης να προσδιορίσουμε εάν οι λύσεις είναι βιώσιμες και αν αξίζει να συνεχίσουμε με το έργο.