Ο προσδιορισμός των εισροών και των εκροών είναι μια πτυχή ζωτικής σημασίας στη μοντελοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και συνδέεται επίσης στενά με τον ορισμό του πληροφοριακού συστήματος που υποστηρίζει την εκτέλεση των διαδικασιών.
Προτείνεται Μεθοδολογία για τον εντοπισμό και τη μοντελοποίηση εισροών και εκροών Επιχειρηματικών Διαδικασιών σε Συνεργατικό Περιβάλλον.
Οι εισροές και οι εκροές των επιχειρηματικών διαδικασιών αντιμετωπίστηκαν από διαφορετικούς κλάδους εργασίας: Διοίκηση Επιχειρηματικών Διαδικασιών, Αρχιτεκτονικές Επιχειρηματικής Μοντελοποίησης ή Μηχανική Απαιτήσεων Λογισμικού. Σε ένα συνεργατικό περιβάλλον, οι επιχειρηματικές διαδικασίες έχουν αρκετές διαφορές από τις παραδοσιακές επιχειρηματικές διαδικασίες. Από την μία
η εκτέλεση των δραστηριοτήτων διαδικασίας είναι ευθύνη δύο ή περισσότερων οντοτήτων (εταιρειών, αλυσίδων εφοδιασμού ή δικτύων) και μαζί τα προβλήματα του συστήματος που υποστηρίζει τις διαδικασίες και το σχετικό σύστημα πληροφοριών, από την άλλη πλευρά, οι σχέσεις συνεργασίας μεταμορφώνουν τον τρόπο πληροφορίες μοιράζονται μεταξύ οντοτήτων.
Στον τομέα της Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών, παρέχονται τεχνικές και εργαλεία που λαμβάνουν υπόψη τις εισροές και τις εκροές της διαδικασίας. Μερικές από αυτές τις τεχνικές είναι (Aguilar-Saven, 2004): Διάγραμμα ροής, Διαγράμματα ροής δεδομένων-DFD, Διαγράμματα δραστηριότητας ρόλων-RAD, διαγράμματα αλληλεπιδράσεων ρόλων -RID), διαγράμματα Gantt, IDEF (Ολοκληρωμένος ορισμός για μοντελοποίηση ρόλων), έγχρωμα δίχτυα Petri ( Couloured Petri-net-CPN), Object Oriented Methods (Object Orientation-OO) ή Workflow Techniques Business Modeling Architectures Προσεγγίζουν τη μοντελοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιώντας διαφορετικές απόψεις μοντελοποίησης, καθεμία από τις οποίες εστιάζει και λειτουργεί σε ένα συγκεκριμένο μέρος του ολοκληρωμένου επιχειρηματικού μοντέλου ( Toh, 1999).
Κάθε αρχιτεκτονική μοντελοποίησης προτείνει τις δικές της προβολές μοντελοποίησης, για παράδειγμα: AIMOSA (Οργανισμός, Πόροι, Προβολές πληροφοριών και λειτουργιών), GRAI-GIM (Προβολές προϊόντων),
Φυσικό, Λήψη Αποφάσεων, Πληροφοριακό και Λειτουργικό Σύστημα), PERA (Αρχιτεκτονική του Οργανισμού και Ανθρώπινου Δυναμικού, το Πληροφοριακό Σύστημα και η Ομάδα Παραγωγής), GERAM (Οράματα Οργάνωσης, Πόροι, Πληροφορίες και Λειτουργία), ARIS (Οράματα Λειτουργίας, Δεδομένα ,
Οργάνωση και Έλεγχος). Οι εισροές και οι εκροές της διαδικασίας έχουν αντιμετωπιστεί κυρίως από λειτουργικές και πληροφοριακές προοπτικές (Melao and Pidd, 2000). Τέλος, η Μηχανική Απαιτήσεων Λογισμικού επιτρέπει τον εντοπισμό των στοιχείων που πρέπει να αναπαρασταθούν σε μοντέλα των οποίων ο στόχος είναι ο σχεδιασμός ενός πληροφοριακού συστήματος και τα οποία, ως εκ τούτου, εξετάζουν ρητά τη σχέση μεταξύ επιχειρηματικών διαδικασιών και υπολογιστικών συστημάτων.
Η Requirements Engineering προσπαθεί να κατανοήσει τις ακριβείς ανάγκες των χρηστών του συστήματος λογισμικού, προκειμένου να μεταφράσει αυτές τις ανάγκες σε ακριβείς και ξεκάθαρες οδηγίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν αργότερα στην ανάπτυξη του συστήματος.
Οι διαφορετικοί κλάδοι εργασίας παρέχουν διαφορετικά εργαλεία μοντελοποίησης και, σε πολλές περιπτώσεις, ενσωματώνουν τις δικές τους μεθοδολογίες (Cuenca και άλλοι, 2006). Οι μεθοδολογίες μοντελοποίησης διαδικασίας εξαρτώνται από το μοντέλο που θα αναπτυχθεί. Από μια συνολική προοπτική, οι πληροφορίες που σχετίζονται με την τεκμηρίωση μιας διαδικασίας περιέχουν τον ορισμό του στόχος, πεδίο εφαρμογής, όροι y Ορισμοί, ευθύνη y εξουσία, Δραστηριότητες που εκτελούνται, Ορεκτικό y εξόδους, δείκτες, Πόροι, την υποδομή είναι αλληλεπιδράσεις με άλλες διαδικασίες (Arrascaeta, 2005 και Athena, 2004). Οι Lin και Polenske (1998) παρουσιάζουν ένα μοντέλο εισροών και εκροών της παραγωγικής διαδικασίας. Αυτό το μοντέλο παρέχει μια μαθηματική περιγραφή των υπαρχόντων εισροών και εκροών στην παραγωγική διαδικασία προκειμένου να παρέχει πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων, όπου η παραγωγική δραστηριότητα μιας εταιρείας θεωρείται ως ένα σύνολο παραγωγικών διαδικασιών που συνδυάζουν διάφορους παράγοντες για να παράγουν αποτελέσματα. Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση δεν λαμβάνει υπόψη τις σχέσεις μεταξύ της διαδικασίας και των πελατών και προμηθευτών της.
Τσενγκ Λεόνγκ και άλλοι (1999) διαφοροποιεί δύο τύπους εισροών και εκροών: πληροφορίες και υλικό. Στο πλαίσιο της εφοδιαστικής αλυσίδας, το μοντέλο SCOR (Supply Chain Operational
Μοντέλο Αναφοράς) χρησιμοποιείται για τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των εταιρειών της εφοδιαστικής αλυσίδας και των πληροφοριακών τους συστημάτων (Αθηνά, 2004). και άλλοι (2002) προτείνουν μια προσέγγιση που βασίζεται σε εισροές και εκροές παραγωγικών διαδικασιών, που χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη συγκεκριμένων μοντέλων που διερευνούν τις ροές μεταξύ παραγωγικών διαδικασιών, είτε μιας παγκόσμιας αλυσίδας εφοδιασμού είτε ενός μέρους της αλυσίδας. Hernandez και άλλοι (2008) κάνουν διάκριση μεταξύ ροών προϊόντων (εισροές και εκροές για διαδικασίες μετασχηματισμού), ροές πληροφοριών (εισροές και εκροές για διαδικασίες μετασχηματισμού πληροφοριών) και ροές αποφάσεων (διαδικασίες λήψης αποφάσεων και οι σχέσεις τους).
Ο προσδιορισμός των εισροών και των εκροών μιας διαδικασίας είναι μια απαίτηση που πρέπει να πληρούται στη μοντελοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, αλλά οι αναλυόμενες προτάσεις δεν αναφέρουν λεπτομερώς πώς πρέπει να γίνει αυτό. Αυτό δικαιολογεί την ανάγκη για μια μεθοδολογία που βοηθά στον εντοπισμό και την ανάλυση των εισροών και των εκροών των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Προτεινόμενη μεθοδολογία για τον εντοπισμό και τη μοντελοποίηση εισροών και εκροών επιχειρηματικών διαδικασιών σε ένα συνεργατικό περιβάλλον
Μέσω της μεθοδολογίας θα εντοπιστούν οι εισροές και οι εκροές της διαδικασίας από τη σκοπιά της ροής της δραστηριότητας που πραγματοποιείται. Με αυτή την έννοια, οι εισροές μετασχηματίζονται ή χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια της δραστηριότητας για την παραγωγή ενός προϊόντος. Η προτεινόμενη μεθοδολογία ακολουθεί μια προσέγγιση διαδικασίας από πάνω προς τα κάτω (Top-Dow) έτσι ώστε οι εισροές και οι εκροές των διαδικασιών, των υποδιαδικασιών και των δραστηριοτήτων να προσδιορίζονται με αυτή τη σειρά.
Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για κάθε διαδικασία, υποδιεργασία ή δραστηριότητα είναι:
1. Προσδιορίστε τη διαδικασία, την υποδιεργασία ή τη δραστηριότητα: είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί με σαφήνεια η διαδικασία, η υποδιεργασία ή η δραστηριότητα στην οποία θα εκτελεστούν τα ακόλουθα βήματα της μεθοδολογίας.
2. Προσδιορισμός εκροών (αποτελέσματα): τα αποτελέσματα της διαδικασίας που προσθέτουν αξία στον πελάτη πρέπει να διακρίνονται από τα άλλα αποτελέσματα της διαδικασίας που προκύπτουν από τη δραστηριότητα μετατροπής των εισροών σε εκροές αξίας:
α) Τι αποτελέσματα (αποτελέσματα) αξίας για τον πελάτη παρέχει η διαδικασία;
β) Ποιες άλλες εξόδους δημιουργεί η διαδικασία ως αποτέλεσμα του μετασχηματισμού των εισόδων;
Για κάθε έξοδο:
2.1. Είναι μια έξοδος πληροφοριών ή υλικού;: Οι διαδικασίες μπορούν να παρέχουν εκροές πληροφοριών ή υλικών αντικειμένων. Στη μεθοδολογία εννοείται ότι μπορεί να εμφανίζονται τα εξής:
— Εξαγωγή δεδομένων ή πληροφοριών: δεδομένα ή πληροφορίες που παράγονται από τη δραστηριότητα ή τη διαδικασία.
— Έξοδος αντικειμένων (ή υλικών): αντικείμενα που παράγονται από τη δραστηριότητα ή τη διαδικασία.
2.2. Ποιος είναι ο πελάτης ή ο παραλήπτης;: Το αποτέλεσμα της διαδικασίας δικαιολογείται με την παροχή αξίας σε έναν συγκεκριμένο πελάτη (2α).
Στην περίπτωση άλλων εξόδων ως συνέπεια της διαδικασίας μετασχηματισμού (2β) μπορεί κανείς να μιλήσει για τον αποδέκτη της εξόδου.
23. Προδιαγραφή του προϊόντος: είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε το προϊόν για να το προσδιορίσετε σαφώς σύμφωνα με τη φύση του και από την οπτική γωνία του αποδέκτη του. Το τελευταίο καθορίζει εάν το προϊόν έχει ή όχι την αξία που αναμένεται από τον πελάτη:
2.3.1. Ποια είναι η προδιαγραφή του προϊόντος από την πλευρά του πελάτη ή του παραλήπτη;
2.3.2. Ποια είναι η προδιαγραφή που αντιστοιχεί στη φύση της ανάλογα με το αν είναι πληροφορία ή αντικείμενο;
3. Προσδιορισμός εισροών: Οι εισροές διεργασίας μπορεί να είναι διαφορετικών τύπων. Το IDEF0 περιλαμβάνει στο μοντέλο διεργασίας του τα ακόλουθα βασικά στοιχεία που μπορούν να γίνουν κατανοητά ως είσοδοι στη διαδικασία: εξουσιοδότηση (περιγραφή, προδιαγραφή ή αιτιολόγηση μιας διαδικασίας), έλεγχος (συνθήκες που ενεργοποιούν τη διαδικασία), εισροές (αντικείμενο που εισέρχεται στη διαδικασία). και μηχανισμοί (πόροι που χρησιμοποιούνται από τη διαδικασία).
Στην προτεινόμενη μεθοδολογία, προσδιορίζονται μόνο οι εισροές που εισέρχονται στη διαδικασία που πρόκειται να μετασχηματιστεί ή να χρησιμοποιηθεί για την παραγωγή ενός προϊόντος.
Για κάθε καταχώρηση:
3.1. Είναι καταχώριση πληροφοριών ή υλικού;: Στη μεθοδολογία εννοείται ότι μπορεί να εμφανίζονται 2 τύποι εγγραφών:
— Εισαγωγή δεδομένων ή πληροφοριών: Δεδομένα ή πληροφορίες που μετασχηματίζονται ή χρησιμοποιούνται από τη δραστηριότητα ή τη διαδικασία για την παραγωγή ενός προϊόντος.
— Είσοδος αντικειμένου (ή υλικού): Αντικείμενα που μετασχηματίζονται ή χρησιμοποιούνται από τη δραστηριότητα ή τη διαδικασία για την παραγωγή ενός προϊόντος.
3.2. Ποιος είναι ο προμηθευτής ή η προέλευση;: μια απαραίτητη πληροφορία για τον προσδιορισμό των εισροών είναι ο προμηθευτής ή η προέλευση που παρέχει τις εισροές, εάν έχουν ήδη δημιουργηθεί ή εάν θέλετε να δημιουργήσετε κάποιο είδος σχέσης.
3.3. Προδιαγραφή της εισόδου: είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε την είσοδο για να την προσδιορίσετε με σαφήνεια ανάλογα με τη φύση της και από την προοπτική της δραστηριότητας που τη μετασχηματίζει ή τη χρησιμοποιεί, δεδομένου ότι η τελευταία προϋποθέτει το γεγονός ότι η είσοδος πληροί τις απαραίτητες απαιτήσεις για τη δραστηριότητα να πραγματοποιηθεί. κάντε μια έξοδο:
3.3.1. Ποια είναι η προδιαγραφή εισόδου από την άποψη της δραστηριότητας;
3.3.2. Ποια είναι η προδιαγραφή που αντιστοιχεί στη φύση της ανάλογα με το αν είναι πληροφορία ή αντικείμενο;