זיהוי התשומות והתפוקות הוא היבט בעל חשיבות חיונית במודלים של תהליכים עסקיים, וכן קשור קשר הדוק להגדרת מערכת המידע התומכת בביצוע תהליכים.
מוצעת מתודולוגיה לזיהוי ומידול של תשומות ותפוקות של תהליכים עסקיים בסביבה שיתופית.
התשומות והתפוקות של תהליכים עסקיים טופלו מדיסציפלינות עבודה שונות: ניהול תהליכים עסקיים, ארכיטקטורות מודלים עסקיים או הנדסת דרישות תוכנה. בסביבה שיתופית, לתהליכים עסקיים יש כמה הבדלים מתהליכים עסקיים מסורתיים. מצד אחד
ביצוע פעילויות התהליך הוא באחריותם של שני גורמים או יותר (חברות, שרשרות אספקה או רשתות), ואיתה בעיות המערכת התומכת בתהליכים ובמערכת המידע הנלווית, מאידך קשרי שיתופיות הופכים את כיצד מידע משותף בין ישויות.
בתחום ניהול תהליכים עסקיים, ניתנות טכניקות וכלים המתחשבים בתשומות ותפוקות תהליכים. חלק מהטכניקות הללו הן (Aguilar-Saven, 2004): תרשים זרימה, תרשימי זרימת נתונים-DFD, תרשימי פעילות תפקידים-RAD, תרשימי אינטראקציות תפקידים -RID), תרשימי גנט, IDEF (הגדרה משולבת עבור מודל לחיקוי), רשתות פטרי צבעוניות ( Coloured Petri-net-CPN), שיטות מונחה עצמים (Object Orientation-OO) או טכניקות זרימת עבודה ארכיטקטורות של מודלים עסקיים הם ניגשים למידול תהליכים עסקיים באמצעות השקפות שונות של דוגמנות, שכל אחת מהן מתמקדת ועובדת על חלק ספציפי אחד של המודל העסקי המשולב ( טו, 1999).
כל ארכיטקטורת מידול מציעה תצוגות מידול משלה, לדוגמה: AIMOSA (תצוגות ארגון, משאבים, מידע ופונקציות), GRAI-GIM (תצוגות מוצר),
מערכת פיזית, קבלת החלטות, מידע ופונקציונליות), PERA (ארכיטקטורת ארגון ומשאבי אנוש, מערכת מידע וצוות ייצור), GERAM (ארגון, משאבים, מידע ותצוגות פונקציות), ARIS (תצוגות פונקציות, נתונים ,
ארגון ובקרה). תשומות ותפוקות תהליכים טופלו בעיקר מנקודת מבט פונקציונלית ומידעית (Melao and Pidd, 2000). לבסוף, הנדסת דרישות תוכנה מאפשרת לזהות את האלמנטים שצריכים להיות מיוצגים במודלים שמטרתם היא עיצוב מערכת מידע, ולפיכך מתחשבים במפורש בקשר בין תהליכים עסקיים ומערכות חישוביות.
הנדסת דרישות מנסה להבין את הצרכים המדויקים של המשתמשים במערכת התוכנה, על מנת לתרגם צרכים אלו להנחיות מדויקות וחד משמעיות שיוכלו לשמש בהמשך בפיתוח המערכת.
דיסציפלינות העבודה השונות מספקות כלי דוגמנות שונים ומשלבות, במקרים רבים, מתודולוגיות משלהן (קואנקה ואחרים, 2006). מתודולוגיות מודל תהליכים תלויות במודל המיועד לפתח. מנקודת מבט גלובלית, המידע הרלוונטי לתיעוד תהליך מכיל את ההגדרה של יַעַד, תְחוּם, תנאים y הגדרות, אַחֲרָיוּת y רְשׁוּת, פעילויות שמתבצעים, מתאבן y יוצאים, אינדיקטורים, אֶמְצָעִי, את התשתית זה יחסי גומלין עם תהליכים אחרים (Arrascaeta, 2005, ואתנה, 2004). Lin and Polenske (1998) מציגים מודל של תשומות ותפוקות של תהליך הייצור. מודל זה מספק תיאור מתמטי של התשומות והתפוקות הקיימות בתהליך הייצור על מנת לספק מידע לקבלת החלטות, כאשר הפעילות היצרנית של חברה נחשבת כמכלול של תהליכים יצרניים המשלבים מספר גורמים להפקת תוצאות. עם זאת, גישה זו אינה לוקחת בחשבון את היחסים בין התהליך לבין לקוחותיו וספקיו.
צ'נג ליונג ואחרים (1999) מבדיל בין שני סוגי תשומות ותפוקות: מידע וחומר. בהקשר של שרשרת האספקה, מודל SCOR (Supply Chain Operational
מודל התייחסות) משמש לשיפור התקשורת בין חברות שרשרת האספקה ומערכות המידע שלהן (אתנה, 2004). ואחרים (2002) מציעים גישה המבוססת על תשומות ותפוקות של תהליכים יצרניים, המשמשת לפיתוח מודלים ספציפיים החוקרים את הזרימות בין תהליכים יצרניים, בין של שרשרת אספקה גלובלית או של חלק מהשרשרת. הרננדז ואחרים (2008) מבחינים בין זרימות מוצר (תשומות ותפוקות לתהליכי טרנספורמציה), זרימות מידע (תשומות ותפוקות לתהליכי שינוי מידע) ותזרימי החלטות (תהליכי החלטה ויחסיהם).
זיהוי התשומות והתפוקות של תהליך היא דרישה שיש לעמוד בה במודלים של תהליכים עסקיים, אך ההצעות המנותחות אינן מפרטות כיצד יש לעשות זאת. זה מצדיק את הצורך במתודולוגיה המסייעת לזהות ולנתח את התשומות והתפוקות של תהליכים עסקיים.
מתודולוגיה מוצעת לזיהוי ומידול תשומות ותפוקות של תהליכים עסקיים בסביבה שיתופית
באמצעות המתודולוגיה יזוהו התשומות והתפוקות של התהליך מנקודת מבט של זרימת הפעילות המתבצעת. במובן זה, תשומות עוברות טרנספורמציה או שימוש במהלך הפעילות כדי לייצר פלט. המתודולוגיה המוצעת עוקבת אחר גישת תהליכים מלמעלה למטה (Top-Dow) כך שהתשומות והתפוקות של תהליכים, תת-תהליכים ופעילויות מזוהות, בסדר זה.
השלבים שיש לבצע עבור כל תהליך, תת-תהליך או פעילות הם:
1. זיהוי התהליך, תת-התהליך או הפעילות: יש צורך לזהות באופן חד משמעי את התהליך, תת-התהליך או הפעילות שעליהם יבוצעו השלבים הבאים של המתודולוגיה.
2. זיהוי תפוקות (תוצאות): יש להבחין בין תפוקות התהליך המוסיפות ערך ללקוח מיתר תפוקות התהליך הנובעות מפעילות הפיכת תשומות לתפוקות ערך:
א) אילו תפוקות ערך (תוצאות) עבור הלקוח מספק התהליך?
ב) אילו תפוקות נוספות מייצר התהליך כתוצאה מהפיכת התשומות?
עבור כל פלט:
2.1. האם זה פלט של מידע או חומר?: תהליכים יכולים לספק פלט של מידע או אובייקטים חומריים. במתודולוגיה מובן שהדברים הבאים עשויים להופיע:
- פלט נתונים או מידע: נתונים או מידע שנוצר על ידי הפעילות או התהליך.
- פלט של חפצים (או חומרים): חפצים המיוצרים על ידי הפעילות או התהליך.
2.2. מי הלקוח או הנמען?: פלט התהליך מוצדק על ידי מתן ערך ללקוח ספציפי (2א).
במקרה של תפוקות אחרות כתוצאה מתהליך הטרנספורמציה (2ב) ניתן לדבר על מקבל הפלט.
23. פירוט הפלט: יש צורך לציין את הפלט כדי לזהות אותו בבירור על פי אופיו ומנקודת מבטו של מקבלו. האחרון קובע אם לתפוקה יש את הערך המצופה מהלקוח:
2.3.1. מהו מפרט התפוקה מנקודת מבטו של הלקוח או הנמען?
2.3.2. מהו המפרט המתאים לטבעו שלו, תלוי אם זה מידע או חפץ?
3. זיהוי תשומות: תשומות התהליך יכולות להיות מסוגים שונים. IDEF0 כולל במודל התהליך שלו את האלמנטים הבסיסיים הבאים שניתן להבין כקלט לתהליך: סמכות (תיאור, מפרט או הצדקה של תהליך), בקרה (תנאים המפעילים את התהליך), תשומות (אובייקט שנכנס לתהליך), ומנגנונים (משאבים המשמשים את התהליך).
במתודולוגיה המוצעת, מזוהים רק התשומות הנכנסות לתהליך לשינוי או בשימוש להפקת פלט.
לכל כניסה:
3.1. האם זה ערך מידע או חומר?: במתודולוגיה מובן ש-2 סוגי ערכים עשויים להופיע:
- קלט נתונים או מידע: נתונים או מידע שעבר טרנספורמציה או שימוש על ידי הפעילות או התהליך כדי לייצר פלט.
- קלט אובייקט (או חומר): אובייקטים שעברו טרנספורמציה או בשימוש על ידי הפעילות או התהליך כדי לייצר פלט.
3.2. מי הספק או המקור?: פיסת מידע הכרחית לזיהוי תשומות היא הספק או המקור המספקים את הקלט, אם הם כבר הוקמו או אם ברצונך ליצור קשר כלשהו.
3.3. מפרט הקלט: יש צורך לציין את הקלט כדי לזהות אותו בבירור על פי אופיו ומנקודת המבט של הפעילות שמשנה או משתמשת בו, מאחר שהאחרון מתנה את העובדה שהקלט עומד בדרישות הדרושות לפעילות לביצוע. בצע פלט:
3.3.1. מהו מפרט הקלט מנקודת המבט של הפעילות?
3.3.2. מהו המפרט המתאים לטבעו שלו, תלוי אם זה מידע או חפץ?