परियोजना प्रबंधन संस्थान (पीएमआई) एक ऐसा संगठन है जो परियोजना प्रबंधन के लिए एक मानक आदेश और मानदंड स्थापित करने का प्रयास करता है।
इस प्रयोजन के लिए, पीएमआई प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बुक ऑफ नॉलेज (पीएमबीओके) का रखरखाव करता है जहां उपकरणों और अच्छी प्रथाओं का एक पूरा सेट स्थापित किया जाता है जिसे प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर को जानना और लागू करना चाहिए।
अन्य पद्धतियों (उदाहरण के लिए स्क्रम जैसी चुस्त कार्यप्रणाली) के विपरीत, पीएमबीओके पूर्वानुमानित परियोजना प्रबंधन की ओर उन्मुख है। पीएमबीओके एक परियोजना के कई चरणों को एक रैखिक तरीके से प्रस्तुत करता है (एक बार एक चरण पार हो जाने के बाद, इसमें कोई वापसी नहीं होती है), जहां आवश्यकता/समाधान, दायरा और योजना (उदाहरण के लिए, प्रत्येक कार्य की लागत और अवधि) की आवश्यकता होती है। निष्पादित) प्रारंभिक चरणों में स्थापित किया जाता है (इसीलिए इसे पूर्वानुमानित प्रबंधन कहा जाता है)।
इसलिए, हम PMBOK को परियोजना प्रबंधन की अधिक शास्त्रीय शाखा (साथ ही यूनाइटेड किंगडम में लोकप्रिय पूरक PRINCE2 मानक) से संबंधित मान सकते हैं। हालाँकि, इस तथ्य का मतलब यह नहीं है कि इसके द्वारा प्रदान किए जाने वाले कुछ उपकरणों का उपयोग अन्य अधिक चुस्त और लचीली पद्धतियों के साथ संयोजन में नहीं किया जा सकता है।
विषय में प्रवेश करने से पहले, PMBOK के अनुसार किसी परियोजना की परिभाषा और विशेषताओं को स्थापित करना आवश्यक है:
- एक परियोजना एक समस्या को हल करने का प्रयास करती है (एक आवश्यकता को कवर करती है)।
- यह अस्थायी है
- यह समय में अद्वितीय है और समान परिस्थितियों में दोहराया नहीं जा सकता।
- अनिश्चितता लाता है
- संसाधनों का उपभोग करता है: समय, धन, सामग्री और श्रम।
परियोजनाओं का अपना जीवनचक्र होता है, जिसे निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया गया है:
- शुरुआत: आवश्यकता की पहचान की गई है और सवाल यह है कि क्या परियोजना को पूरा करना संभव है।
- योजना:
- एक समाधान अधिक विस्तार से विकसित किया गया है।
- कार्यों को परिभाषित करना, कैलेंडर।
- समय और धन में लागत का अनुमान.
- प्रश्न फिर वही है कि क्या यह परियोजना व्यवहार्य है।
- निष्पादन: योजना की निगरानी और समायोजन।
- समापन: यह सत्यापित किया जाता है कि क्या परियोजना विचार करने की आवश्यकता को पूरा करती है
ये सभी चरण निम्नलिखित सामान्य प्रक्रियाओं को दर्शाते हैं:
- समस्या या अवसर को पहचानें
- आदर्श समाधान को पहचानें और परिभाषित करें
- आवश्यक कार्यों और संसाधनों की पहचान करें।
- शेड्यूल तैयार करें और संसाधन प्राप्त करें
- परियोजना लागत का अनुमान लगाएं और एक बजट तैयार करें
- जोखिमों का विश्लेषण करें और इच्छुक पार्टियों (किसी भी व्यक्ति जिसका परियोजना में प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष हित हो) के साथ संबंध स्थापित करें: आवधिक जोखिम प्रबंधन
- निष्पादन के दौरान उचित स्तर पर नियंत्रण और संचार बनाए रखें: विचलन का पता लगाने और संचार करने के लिए समय-समय पर बैठकें
- एक सफल समापन का प्रबंधन करें
- पंच सूची: परियोजना को पूरा करने के लिए कार्यों की सूची।
- जब प्रोजेक्ट लगभग बंद हो जाता है तो टीम के सदस्य फैल जाते हैं।
हालाँकि, एक परियोजना को अन्य दृष्टिकोणों से देखा जा सकता है, जैसे पारस्परिक संबंधों के दृष्टिकोण से:
- टीम को प्रेरित करें: सही माहौल बनाएं
- यह समझाने में समय व्यतीत करें कि प्रत्येक भूमिका परियोजना में कैसे योगदान देती है
- सदस्यों के सकारात्मक योगदान को उजागर करने के लिए बैठकों में समय व्यतीत करें।
- सौंपे गए कार्य पर भरोसा रखें
- व्यक्तियों को लक्ष्य सौंपें और उन्हें रास्ता चुनने की अनुमति दें।
- उन प्रयासों को पहचानें जो पूछे गए से आगे जाते हैं।
- उदाहरण के द्वारा नेतृत्व
- विविधता का प्रबंधन करें
- संभावित व्यक्तिगत लक्ष्यों को पहचानकर उन्हें कम करें या उन्हें समूह लक्ष्यों में परिवर्तित करें।
- समूह सामंजस्य की तलाश करें (रीति-रिवाजों, संस्कृतियों आदि में सामंजस्य स्थापित करें)।
बदले में, आंतरिक परियोजना प्रबंधन और पारस्परिक संबंध प्रक्रियाओं के अलावा, परियोजनाओं को एक संगठन के दायरे में विकसित और निष्पादित किया जाता है। वर्तमान में हम ऐसी कंपनियाँ पा सकते हैं जिनका मुख्य व्यवसाय परियोजनाओं का निष्पादन है, उदाहरण के लिए परामर्श और लेखा परीक्षा क्षेत्र में। यह सबसे सकारात्मक परिदृश्य है क्योंकि पूरा संगठन परियोजना प्रबंधन पर केंद्रित है।
हालाँकि, अधिकांश कंपनियों में विभिन्न कार्यों वाले विभागों और विशिष्ट कार्य करने वाले कर्मचारियों से बनी एक पदानुक्रमित संरचना होती है, जिनकी गतिशीलता काफी छिटपुट होती है। इस प्रकार के परिदृश्य में, आंतरिक सहयोगियों के साथ एक परियोजना (जो, जैसा कि स्थापित है, अस्थायी है) को निष्पादित करना प्रबंधन के लिए एक अधिक कठिन परिदृश्य प्रस्तुत करता है (यह एक कारण है कि परियोजनाएं अक्सर बाहरी सलाहकारों और लेखा परीक्षकों को अनुबंधित की जाती हैं)।
यह दूसरी स्थिति कर्मचारियों को "साइलो मानसिकता" प्रदान कर सकती है, अर्थात्, ऐसे लोग जिनके उद्देश्य उनके कार्यात्मक क्षेत्र से जुड़े हैं, न कि उस परियोजना से जिसके लिए उन्हें आवंटित किया गया था; वे अपने स्थिर विभागीय इकाई दायित्वों को पूरा करने को प्राथमिकता देते हुए, परियोजना की सफलता की परवाह नहीं कर सकते हैं। यह समस्या कार्य दल के सहयोग (क्षैतिज सोच) को अवरुद्ध कर सकती है।
संक्षेप में, संगठन की परिपक्वता की डिग्री और स्थापित आंतरिक प्रक्रियाएं परियोजना की सफलता या विफलता में योगदान कर सकती हैं:
- यदि संगठन आमतौर पर परियोजनाओं पर काम करता है, तो पहले से ही परिभाषित दिशानिर्देश हैं।
- औपचारिक संचार चैनल: यदि वे बहुत कठोर हैं, तो वे काम में बाधा डाल सकते हैं
- अनौपचारिक संचार चैनल (मित्र, परिचित, आदि): यदि वे बहुत बार-बार आते हैं, तो वे गलत सूचना उत्पन्न कर सकते हैं
अंत में, PMBOK स्थापित करता है कि किसी परियोजना को सफल मानने के लिए, निम्नलिखित अपेक्षाएँ पूरी होनी चाहिए:
- स्तर I. परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करें
- लेवल II. परियोजना दक्षता.
- ग्राहक के काम में रुकावट का स्तर.
- संसाधनों के उपयोग में दक्षता
- टीम के सदस्यों की संख्या में वृद्धि
- प्रबंधन संघर्ष
- लेवल III. अंतिम उपयोगकर्ता/ग्राहक के लिए उपयोगिता।
- क्या प्रारंभिक समस्या का समाधान हो गया है?
- क्या लाभ बढ़ा है या वास्तविक बचत हुई है?
- क्या उपयोगकर्ता वर्तमान में उत्पाद का उपयोग कर रहा है?
- स्तर IV. संगठनात्मक सुधार: अनुभव से सीखना
प्रोजेक्ट मैनेजर
एक प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोजेक्ट मैनेजर की निम्नलिखित जिम्मेदारियाँ होती हैं:
- परियोजना: लागत, कैलेंडर, कार्यक्षमता और गुणवत्ता उद्देश्य।
- संगठन
- निवेश पर प्रतिफल।
- सूचना प्रवाह: सक्रिय रूप से प्रदान करें, यदि कोई पर्यवेक्षक किसी जानकारी से आश्चर्यचकित है, तो इसका मतलब है कि हमने सही ढंग से सूचित नहीं किया है।
- टीम: प्रतिक्रिया और मान्यता प्रदान करें।
- अपने बारे में: व्यक्तिगत विकास।
दूसरी ओर, प्रोजेक्ट मैनेजर को लगातार चुनौतियों का सामना करना पड़ता है, जिनमें से हम निम्नलिखित पा सकते हैं:
- जिम्मेदारी बनाम प्राधिकार का अभाव
- उच्च स्तर की जिम्मेदारी.
- मैं ऐसे लोगों के साथ काम करता हूं जिन पर मेरा कोई सीधा अधिकार नहीं है।
- अवास्तविक लक्ष्य
- यह सबसे आम समस्याओं में से एक है.
- परियोजना के दायरे का सही ढंग से विश्लेषण और योजना बनाने के विचार को पुष्ट करता है।
- कार्यात्मक अभिविन्यास
- लोग अपने ज्ञान के कार्यात्मक क्षेत्र पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
- इसकी अस्थायी प्रकृति को देखते हुए इसका कार्यात्मक क्षेत्र परियोजना से अधिक महत्वपूर्ण है।
- अनिश्चितता पर मौलिक संघर्ष
- कम जानकारी के साथ त्वरित निर्णय लें.
- सीमा अनुमान (जैसे लागत)
- वरिष्ठों और टीम के सदस्यों द्वारा अनुमान की कठिनाइयों को समझने का प्रयास करें।
परियोजना प्रबंधन द्वारा प्रस्तुत जिम्मेदारियों और चुनौतियों का सफलतापूर्वक सामना करने के लिए, एक परियोजना प्रबंधक को निम्नलिखित कौशल में लगातार सुधार करना चाहिए:
- परियोजना प्रबंधन: योजना और निगरानी के लिए उपकरण।
- अंत वैयक्तिक संबंध
- नेतृत्व, बातचीत और प्रतिनिधिमंडल कौशल।
- मौखिक और लिखित संचार कौशल
- युद्ध वियोजन।
- संरक्षक की भूमिका विकसित करने के लिए कौशल (कोचिंग)
- तकनीकी ज्ञान
- उद्योग और प्रौद्योगिकी क्षेत्रों का ज्ञान
- उत्पाद और/या प्रक्रियाओं का ज्ञान
- डिजाइन कौशल
- व्यक्तिगत कौशल
- ईमानदारी, सत्यनिष्ठा
- विश्व स्तर पर सोचें
- अनिश्चितता और अस्पष्टता के प्रति उच्च सहनशीलता
- प्रेरक और मुखर
- खुला और सुलभ
- निर्णयक
- व्यावसायिक। विचारों या परियोजना के गुणों को बेचने की क्षमता।
- अध्यापक। टीम के सदस्यों को ज्ञान संचारित करें.
परियोजना की परिभाषा
परियोजना की परिभाषा में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
- चरण I. समस्या या अवसर को समझें।
- फेस II। सबसे इष्टतम समाधान की पहचान करें
- तृतीय चरण. समाधान विकसित करें और एक योजना बनाएं
- चरण IV. परियोजना का शुभारंभ
चरण I. समस्या या अवसर को समझें।
उस वास्तविक आवश्यकता की पहचान करना आवश्यक है जिसे परियोजना पूरा करना चाहती है। कार्य का मूल्यांकन इस आधार पर किया जाएगा कि यह आवश्यकता संतोषजनक ढंग से पूरी हुई है या नहीं।
सबसे पहले, आवश्यकता और समाधान के बीच अंतर करना आवश्यक है।
जरूरत:
- ग्राहक को उद्देश्य का वर्णन करता है
- लक्ष्य और उद्देश्य निर्दिष्ट करें
- यह कैसे करें, यह प्रश्न खुला छोड़ दें।
- ऐसा क्यों किया जा रहा है इसका उत्तर व्यावसायिक औचित्य की ओर इंगित करना चाहिए।
इसके बजाय, एक समाधान:
- टीम के लिए साधनों का वर्णन करता है
- लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए रणनीतियाँ और विचार निर्दिष्ट करें।
- निर्दिष्ट करें कि यह कैसे करना है.
- ऐसा क्यों किया जा रहा है इसका उत्तर ग्राहक की आवश्यकता की ओर इंगित करना चाहिए।
- वास्तविक आवश्यकता की पहचान करने के लिए कहने से तीसरे पक्ष असहज महसूस कर सकते हैं क्योंकि वे आपके मानदंडों पर भरोसा नहीं करते हैं।
इन परिभाषाओं के आधार पर, इस चरण के परिणामस्वरूप परियोजना आवश्यकताओं के दस्तावेज़ का निर्माण होना चाहिए, जो समाधान प्रदान नहीं करता है, बल्कि केवल एक आवश्यकता का वर्णन करता है। इस दस्तावेज़ में निम्नलिखित अनुभाग होने चाहिए:
- समस्या या अवसर का विवरण
- समस्या का प्रभाव या प्रभाव
- पहचानें कि समस्या से कौन या क्या प्रभावित है
- समस्या की अनदेखी का असर
- वांछित स्थिति
- इच्छित स्थिति की प्राप्ति से जुड़े लाभ
- संगठन की रणनीति के साथ तालमेल बिठाना
- संगठन के अन्य क्षेत्रों के साथ संगतता संघर्ष
- अनिश्चितताओं
- मुख्य धारणाएँ
- समाधान सीमाएँ
- पर्यावरण संबंधी बातें
- ऐतिहासिक समर्थन जानकारी
एक बार यह सारी जानकारी एकत्र हो जाने के बाद, यह पुनर्मूल्यांकन करना आवश्यक है कि क्या समस्या हल करने लायक है और यह निर्धारित करें कि क्या कोई संभावित समाधान है।
फेस II। सबसे इष्टतम समाधान की पहचान करें
पहचानी गई आवश्यकता को पूरा करने वाले समाधानों की पहचान करने के लिए, निम्नलिखित प्रक्रिया का पालन किया जा सकता है:
- भावी कार्य दल के सदस्यों या हितधारकों के साथ समूह विचार-मंथन।
- जांचें कि वे परियोजना आवश्यकताओं के दस्तावेज़ में दिए गए कथनों को किस हद तक संतुष्ट करते हैं।
- 2 और 5 उम्मीदवार समाधानों के बीच चयन करें।
चयनित उम्मीदवार समाधानों के लिए, यह पहचानने के लिए एक विस्तृत विश्लेषण किया जाना चाहिए कि कौन सा समाधान कवर करने की आवश्यकता के लिए सबसे उपयुक्त है और एक किफायती लागत का संकेत देता है।
वित्तीय विश्लेषण (लागत x लाभ):
परियोजना की वित्तीय व्यवहार्यता को मान्य करने के लिए, नकदी प्रवाह की पहचान करना आवश्यक है जो इसे उत्पन्न कर सकता है, उदाहरण के लिए, परियोजना के कार्यान्वयन से प्राप्त लाभ (बिक्री में वृद्धि, लागत में कमी, आदि...) और खर्च जो स्टार्ट-अप परियोजना की प्रगति और प्रबंधन का प्रतिनिधित्व करता है।
इस प्रकार, विभिन्न नकदी प्रवाह के परिमाण का अनुमान लगाकर और 4 बुनियादी संकेतकों की गणना करके, हम यह पहचान सकते हैं कि कौन सी परियोजना हमें सबसे अधिक वित्तीय लाभप्रदता प्रदान करती है।
कम से कम निम्नलिखित संकेतकों का अध्ययन किया जाना चाहिए:
- शुद्ध वर्तमान मूल्य (एनपीवी)। धन के समय मूल्य को ध्यान में रखते हुए निर्धारित करें कि परियोजना कितना पैसा उत्पन्न करेगी।
- रिटर्न की आंतरिक दर (आईआरआर) . निवेश पर रिटर्न निर्धारित करें.
- अवधि वापस करना। निर्धारित करता है कि निवेश कब वसूल किया जाएगा (एनपीवी = 0)।
- पैसे का छेद . आवश्यक अधिकतम निवेश निर्धारित करें.
गैर-वित्तीय विश्लेषण (भारित कारक स्कोरिंग मॉडल - निर्णय मैट्रिक्स)
भारित तथ्यात्मक स्कोरिंग मॉडल ("निर्णय मैट्रिक्स") का उपयोग करके विश्लेषण मूल्यांकित की जाने वाली विशेषताओं की सूची के विस्तार से शुरू होता है। उनमें से प्रत्येक के लिए, एक वेटेज स्थापित किया जाता है और अंक दिए जाते हैं जो प्रत्येक उम्मीदवार के समाधान के अनुपालन की डिग्री को दर्शाते हैं:
फ़ायदा:
- वित्तीय डेटा सहित विभिन्न डेटा के उपयोग की अनुमति देता है।
- प्रबंधन की भागीदारी और संवेदनशीलता विश्लेषण की अनुमति देता है।
नुकसान:
- अत्यधिक व्यक्तिपरक प्रक्रिया.
- यह परियोजना के आकर्षण को दर्शाता है, लेकिन व्यावसायिक औचित्य का प्रतिनिधित्व नहीं करता है।
वित्तीय या मैट्रिक्स विश्लेषण के अलावा, कौन सा समाधान चुनना है इसका अंतिम निर्णय अन्य उपकरणों के उपयोग पर आधारित हो सकता है:
- बाज़ार अध्ययन
- पायलट परीक्षण. सीमित क्षेत्र में परीक्षण.
- प्रोटोटाइपिंग. सही भविष्यवाणियों को मान्य करने के लिए परियोजना के एक छोटे से हिस्से का निर्माण।
- कंप्यूटर सिमुलेशन।
संक्षेप में, किए गए विश्लेषण न केवल समाधान चुनने में मदद करेंगे, बल्कि हमें यह निर्धारित करने की भी अनुमति देंगे कि क्या समाधान व्यवहार्य हैं और क्या परियोजना को जारी रखना उचित है।