PMBOK, Projektmenedzsment/Projektmenedzsment

A Project Management Institute (PMI) egy olyan szervezet, amely megpróbálja felállítani a projektmenedzsment szabványos rendjét és kritériumait.

Ebből a célból a PMI fenntartja a Project Management Book of Knowledge-t (PMBOK), amely egy sor olyan eszközt és jó gyakorlatot hoz létre, amelyeket minden projektvezetőnek ismernie és alkalmaznia kell.

Ellentétben más módszerekkel (pl. agilis módszertanokkal, mint a Scrum), a PMBOK a prediktív projektmenedzsmentre orientálódik. A PMBOK egy projekt több fázisát mutatja be lineárisan (egy fázis leküzdése után nem tér vissza hozzá), ahol az igény/megoldás, a terjedelem és a tervezés (például az egyes végrehajtandó feladatok költsége és időtartama) ) a kezdeti fázisokban jön létre (ezért hívják prediktív menedzsmentnek).

Ezért a PMBOK-ot a projektmenedzsment klasszikusabb ágához tartozónak tekinthetnénk (valamint az Egyesült Királyságban népszerű, kiegészítő PRINCE2 szabványt). Ez azonban nem jelenti azt, hogy az általa kínált eszközök egy része ne lenne használható más agilisabb és rugalmasabb módszerekkel.

Mielőtt belemennénk a tárgyba, meg kell határozni egy projekt definícióját és jellemzőit a PMBOK szerint:

• Egy projekt egy problémát próbál megoldani (szükségletet fedezni).
• ez átmeneti
• Időben egyedülálló, és ugyanazon körülmények között nem ismételhető meg.
• bizonytalanságot hordoz
• Erőforrásokat fogyaszt: időt, pénzt, anyagokat és munkát.

A projekteknek saját életciklusuk van, amely a következő szakaszokra oszlik:

• Kezdés: Feltárják az igényt, és felteszik a kérdést, hogy lehetséges-e a projekt kivitelezése.

• Tervezés:
  • A megoldást részletesebben kidolgozzák.
  • Feladatok meghatározása, naptár.
  • Költségbecslés időben és pénzben.
  • A kérdés ismét az, hogy a projekt életképes-e.

• Végrehajtás: Kiigazítások nyomon követése és tervezése.
• Lezárás: ellenőrzik, hogy a projekt kielégíti-e a mérlegelési igényt

Mindezek a fázisok a következő általános folyamatokat foglalják magukban:

• Azonosítsa a problémát vagy lehetőséget

• Az ideális megoldás azonosítása és meghatározása

• Határozza meg a szükséges feladatokat és erőforrásokat.

• Készítse elő az ütemtervet és szerezzen be erőforrásokat

• Becsülje meg a projekt költségét és készítse el a költségvetést

• Kockázatok elemzése és kapcsolatok kialakítása az érintettekkel (bárkivel, akinek közvetlen vagy közvetett érdekeltsége van a projektben): Időszakos kockázatkezelés

• Az irányítás és a kommunikáció fenntartása a megfelelő szinten a végrehajtás során: Rendszeres értekezletek az eltérések észlelésére és jelentésére

• Sikeres zárás kezelése
  • Lyukasztólista: a projekt befejezéséhez szükséges feladatok listája.
  • A csapat tagjai hajlamosak szétszéledni, amikor a projekt a lezáráshoz közeledik.

Egy projekt azonban más szemszögből is látható, például az interperszonális kapcsolatok szempontjából:

• Motiválja a csapatot: Teremtse meg a megfelelő klímát
  • Szánjon időt annak elmagyarázására, hogy az egyes szerepek hogyan járulnak hozzá a projekthez
  • Szánjon időt az ülésekre, hogy kiemelje a tagok pozitív hozzájárulását.
  • Bízzon a delegált munkában
  • Rendeljen célokat az egyénekhez, és engedje meg nekik, hogy megválasszák az utat.
  • Ismerje fel azokat az erőfeszítéseket, amelyek túlmutatnak azon, amit kérnek.
  • példa alapján levezetve

• kezelni a sokszínűséget
  • Határozza meg a lehetséges személyes célokat, hogy minimalizálja őket, vagy csoportos célokká alakítsa át őket.
  • Keresd a csoportkohéziót (harmonizáld a szokásokat, kultúrákat stb.).

A projektmenedzsment belső folyamatai és az interperszonális kapcsolatok mellett a projektek kidolgozása és végrehajtása a szervezeten belül történik. Jelenleg olyan cégeket találunk, amelyek fő tevékenysége projektek végrehajtása, például a Tanácsadás és Könyvvizsgálat szektorban. Ez a legpozitívabb forgatókönyv, mivel az egész szervezet a projektmenedzsmentre összpontosít.

A legtöbb vállalat azonban hierarchikus struktúrával rendelkezik, amely különböző funkciójú részlegekből és meghatározott feladatokat ellátó alkalmazottakból áll, akiknek mobilitása meglehetősen szórványos. Az ilyen típusú forgatókönyvekben egy projekt végrehajtása (amely, mint megállapították, ideiglenes) belső együttműködőkkel nehezebben kezelhető forgatókönyvet jelent (ez az egyik oka annak, hogy a projekteket gyakran külső tanácsadókkal és auditorokkal szerzik meg).

Ez a második helyzet „Silómentalitást” adhat az alkalmazottaknak, vagyis olyan embereknek, akiknek a céljaik a funkcionális területükhöz kapcsolódnak, nem pedig ahhoz a projekthez, amelyhez kiosztották őket; esetleg nem törődnek a projekt sikerével, előnyben részesítik a stabil kötelezettségeik teljesítését a tanszéki egységükről. Ez a probléma blokkolhatja a csapatmunka együttműködését (horizontális gondolkodás).

Röviden: a szervezet érettségi foka és a kialakított belső eljárások hozzájárulhatnak a projekt sikeréhez vagy kudarcához:

• Ha a szervezet általában projekteken dolgozik, már vannak meghatározott irányelvek.

• Formális kommunikációs csatornák: Ha túl merevek, megzavarhatják a munkát

• Informális kommunikációs csatornák (barátok, ismerősök stb.): Ha túl gyakoriak, félretájékoztatást produkálhatnak

Végül a PMBOK megállapítja, hogy ahhoz, hogy egy projekt sikeresnek minősüljön, a következő elvárásoknak kell teljesülniük:

• I. szint. A projekt céljainak elérése

• II. szint. Projekt hatékonyság.
  • Ügyfél munkamegszakítási szintje.
  • Az erőforrások hatékony felhasználása
  • A csapat létszámának növekedése
  • menedzsment konfliktus

• Szint III. Segédprogram a végfelhasználó/ügyfél számára.
  • Megoldódott a kezdeti probléma?
  • Nőttek a juttatások, vagy voltak valódi megtakarítások?
  • A felhasználó jelenleg használja a terméket?
• IV. szint. Szervezetfejlesztés: tapasztalatból való tanulás

projekt menedzser

A projektmenedzsernek vagy projektmenedzsernek a következő feladatai vannak:

• A projekt: Költség, ütemezés, funkcionalitás és minőségi célok.
  • A szervezet
  • A beruházások megtérülése.

• Információáramlás: proaktívan adja meg, ha valamelyik felügyelőt meglepte valamilyen információ, az azt jelenti, hogy nem tájékoztattunk megfelelően.

• A csapat: Adjon visszajelzést és elismerést.

• Magadról: Személyes fejlődés.

Másrészt a projektmenedzser folyamatosan kihívásokkal néz szembe, amelyek között a következőket találjuk:

• Felelősség vs. Hatóság hiánya
  • Magas szintű felelősség.
  • Olyan emberekkel dolgozom, akik felett nincs közvetlen hatalmam.

• irreális célok
  • Ez az egyik leggyakoribb probléma.
  • Megerősíti a projekt hatókörének helyes elemzésének és tervezésének gondolatát.

• funkcionális orientáció
  • Az emberek hajlamosak a funkcionális tudásterületükre összpontosítani.
  • Funkcionális területe időbelisége miatt fontosabb, mint a projekt.

• Alapvető konfliktus a bizonytalanság miatt
  • Hozz gyorsan döntéseket kevés információval.
  • Időköz becslések (például költségek)
  • Próbálja megérteni a becslési nehézségeket a felettesek és a csapattagok számára.

A projektmenedzsment által jelentett felelősségek és kihívások sikeres megbirkózása érdekében a projektmenedzsernek folyamatosan a következő készségeket kell csiszolnia:

• Projektmenedzsment: eszközök a tervezéshez és a monitoringhoz.
• személyek közötti kapcsolatok
  • Vezetői, tárgyalási és delegációs készség.
  • Szóbeli és írásbeli kommunikációs készség
  • Konfliktusmegoldó.
  • A mentori (coaching) szerep fejlesztéséhez szükséges készségek

• technológiai ismeretek
  • Ipari és technológiai területek ismerete
  • Termék- és/vagy folyamatismeret
  • tervezési készségek

• személyes készségek
  • őszinteség, tisztesség
  • globálisan gondolkodni
  • Magas tolerancia a bizonytalansággal és a kétértelműséggel szemben
  • meggyőző és határozott
  • nyitott és hozzáférhető
  • Döntő
  • Kereskedelmi. Képes ötleteket vagy a projekt erényeit eladni.
  • Tanár. A tudás átadása a csapat tagjainak.

Projekt meghatározása

A projekt meghatározása a következő szakaszokból áll:

• I. fázis. A probléma vagy a lehetőség megértése.
• fázis II. Határozza meg a legoptimálisabb megoldást
• fázis III. Fejlessze ki a megoldást és készítsen tervet
• fázis IV. Projekt elindítása

I. fázis. A probléma vagy a lehetőség megértése.

Alapvető fontosságú a projekt által kielégíteni kívánt valós igény azonosítása. A munkát az alapján értékelik, hogy ezt az igényt kielégítően kielégítették-e.

Először is különbséget kell tenni a szükséglet és a megoldás között.

Egy szükségszerűség:

• Leírja a célt az ügyfél számára

• Határozza meg a célokat és a célkitűzéseket

• Hagyja nyitva a kérdést, hogy ezt hogyan kell megtenni.

• Az arra adott válasznak, hogy ez miért történik, üzleti indokokra kell mutatnia.

Ehelyett egy megoldás:

• Leírja a csapat eszközeit
• Határozzon meg stratégiákat és ötleteket a célok és célkitűzések eléréséhez.
• Adja meg, hogyan kell csinálni.
• Az arra adott válasznak, hogy ez miért történik, az ügyfél igényeire kell mutatnia.
• A valós igény azonosítását kérve harmadik felek kényelmetlenül érezhetik magukat, mert nem bíznak az Ön kritériumaiban.

Ezen definíciók alapján ebben a fázisban létre kell hozni a projektkövetelmény dokumentumot, amely nem kínál megoldást, csak egy igényt ír le. Ennek a dokumentumnak a következő szakaszokat kell tartalmaznia:

• A probléma vagy lehetőség leírása
• A probléma hatása vagy hatása
• Határozza meg, kit vagy mit érint a probléma
• A probléma figyelmen kívül hagyásának hatása
• kívánt helyzetet
• A kívánt helyzet eléréséhez kapcsolódó előnyök
• A szervezet stratégiájához való igazodás
• Kompatibilitási konfliktus a szervezet más területeivel
• bizonytalanságok
• fő feltevések
• A megoldás korlátai
• környezetvédelmi megfontolások
• Történelmi támogatási információk

Miután az összes információt összegyűjtöttük, újra kell értékelni, hogy érdemes-e a problémát megoldani, és meg kell határozni, hogy van-e lehetséges megoldás.

fázis II. Határozza meg a legoptimálisabb megoldást

Az azonosított szükségletet kielégítő megoldások azonosításához a következő eljárást lehet követni:

• Csoportos ötletbörze a jövőbeni elkötelezettségi csapat tagjaival vagy érdekelt feleivel.
• Ellenőrizze, hogy milyen mértékben tesznek eleget a projektkövetelmények dokumentumnyilatkozatainak.
• Válasszon 2 és 5 lehetséges megoldás közül.

A kiválasztott megoldási javaslatok esetében részletes elemzést kell végezni annak meghatározására, hogy melyik felel meg leginkább a fedezet igényének, és amely megfizethető költséggel jár.

Pénzügyi elemzés (költségek x hasznok):

A projekt pénzügyi életképességének igazolásához meg kell határozni, hogy milyen pénzbevételeket generálhat, például a projekt megvalósításával elért hasznokat (növekedett árbevétel, költségcsökkentés stb.), valamint azokat a költségeket, amelyeket a projekt elindítása jelent. Az up a Project Progress and Management rövidítése.

Így a különböző pénzáramlások nagyságrendjének becslésével és a 4 alapmutató kiszámításával azonosíthatjuk, hogy melyik projekt biztosítja számunkra a legnagyobb pénzügyi megtérülést.

Legalább a következő mutatókat kell tanulmányozni:

• Nettó jelenérték (NPV). Határozza meg, mennyi pénzt termel a projekt, figyelembe véve a pénz időértékét.
• Belső megtérülési ráta (IRR) . Határozza meg a befektetés megtérülését.
• Időszak Visszatérés . Meghatározza, hogy a befektetés mikor térül meg (NPV = 0).
• pénzlyuk . Határozza meg a szükséges maximális beruházást.

Nem pénzügyi elemzés (súlyozott faktoros pontozási modell – döntési mátrix)

A súlyozott faktoriális pontozási modellt („Döntésmátrix”) alkalmazó elemzés az értékelendő tulajdonságok listájának kidolgozásával kezdődik. Mindegyikhez súlyozást állapítanak meg, és pontszámokat rendelnek hozzá, amelyek jelzik az egyes megoldási lehetőségek megfelelőségének mértékét:

Előny:

• Lehetővé teszi különféle adatok, köztük pénzügyi adatok használatát.
• Lehetővé teszi a menedzsment bevonását és érzékenységi elemzést.

Hátrányok:

• Erősen szubjektív folyamat.
• Ez mutatja a projekt vonzerejét, de nem jelent kereskedelmi indoklást.

A pénzügyi vagy mátrixelemzésen túlmenően a végső döntést, hogy melyik megoldást válasszuk, más eszközök használata is megalapozhatja:

• piaci tanulmányok
• Pilóta tesztek. Teszt korlátozott területen.
• Prototípuskészítés. A projekt egy kis részének megépítése a helyes előrejelzések érvényesítése érdekében.
• Számítógépes szimuláció.

Összefoglalva, az elvégzett elemzések nem csak a megoldás kiválasztásában segítenek, hanem azt is lehetővé teszik, hogy megállapítsuk, életképesek-e a megoldások, érdemes-e folytatni a projektet.