The Project Management Institute (PMI) adalah sebuah organisasi yang mencoba untuk menetapkan urutan standar dan kriteria untuk manajemen proyek.
Untuk tujuan ini, PMI mengelola Buku Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK) yang menetapkan seperangkat alat dan praktik baik yang harus diketahui dan diterapkan oleh setiap manajer proyek.
Berbeda dengan metodologi lain (misalnya metodologi tangkas seperti Scrum), PMBOK berorientasi pada manajemen proyek prediktif. PMBOK menyajikan beberapa fase proyek secara linier (sekali fase teratasi, tidak kembali lagi), di mana kebutuhan/solusi, ruang lingkup dan perencanaan (misalnya, biaya dan durasi dari setiap tugas yang akan dilaksanakan ) ditetapkan pada fase awal (itulah sebabnya disebut manajemen prediktif).
Oleh karena itu, kami dapat mempertimbangkan PMBOK sebagai bagian dari cabang manajemen proyek yang lebih klasik (serta standar PRINCE2 pelengkap, yang populer di Inggris). Namun, fakta ini tidak berarti bahwa sebagian alat yang ditawarkannya tidak dapat digunakan bersama dengan metodologi lain yang lebih gesit dan fleksibel.
Sebelum masuk ke pokok bahasan, perlu ditetapkan definisi dan karakteristik proyek menurut PMBOK:
- Sebuah proyek mencoba untuk memecahkan masalah (meliputi kebutuhan).
- itu sementara
- Ini unik dalam waktu dan tidak dapat diulang dalam keadaan yang sama.
- membawa ketidakpastian
- Mengkonsumsi sumber daya: Waktu, uang, bahan dan tenaga kerja.
Proyek memiliki siklus hidupnya sendiri, yang dibagi menjadi beberapa fase berikut:
- Mulai: Kebutuhan diidentifikasi dan pertanyaan diajukan apakah mungkin untuk melaksanakan proyek.
- Perencanaan:
- Sebuah solusi dikembangkan secara lebih rinci.
- Definisi tugas, kalender.
- Estimasi biaya dalam waktu dan uang.
- Sekali lagi, pertanyaannya adalah apakah proyek ini layak.
- Eksekusi: Pemantauan dan penyesuaian perencanaan.
- Penutupan: diverifikasi apakah proyek memenuhi kebutuhan untuk direnungkan
Semua fase ini menyiratkan proses umum berikut:
- Mengidentifikasi masalah atau peluang
- Mengidentifikasi dan menentukan solusi ideal
- Mengidentifikasi tugas dan sumber daya yang diperlukan.
- Persiapkan jadwal dan dapatkan sumber daya
- Perkirakan biaya proyek dan siapkan anggaran
- Menganalisis risiko dan menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan (siapa pun yang memiliki kepentingan langsung atau tidak langsung dalam proyek): Manajemen risiko berkala
- Pertahankan kontrol dan komunikasi pada tingkat yang sesuai selama pelaksanaan: Pertemuan berkala untuk mendeteksi dan melaporkan penyimpangan
- Kelola penutupan yang sukses
- Punch list: daftar tugas untuk menyelesaikan proyek.
- Anggota tim cenderung menyebar ketika proyek hampir selesai.
Namun, sebuah proyek dapat dilihat dari sudut pandang lain, seperti dari sudut pandang hubungan interpersonal:
- Memotivasi tim: Ciptakan iklim yang tepat
- Luangkan waktu untuk menjelaskan bagaimana setiap peran berkontribusi pada proyek
- Investasikan waktu dalam rapat untuk menyoroti kontribusi positif anggota.
- Percayakan pekerjaan yang didelegasikan
- Tetapkan tujuan untuk individu dan izinkan mereka untuk memilih jalan.
- Kenali upaya yang melampaui apa yang diminta.
- Menurut contoh
- mengelola keragaman
- Identifikasi kemungkinan tujuan pribadi untuk meminimalkannya atau mengubahnya menjadi tujuan kelompok.
- Carilah kohesi kelompok (menyelaraskan adat, budaya, dll.).
Pada gilirannya, selain proses internal manajemen proyek dan hubungan interpersonal, proyek dikembangkan dan dilaksanakan dalam suatu organisasi. Saat ini kita bisa menemukan perusahaan yang bisnis utamanya adalah pengerjaan proyek, misalnya di bidang Consulting dan Auditing. Ini adalah skenario paling positif karena seluruh organisasi berfokus pada manajemen proyek.
Namun, sebagian besar perusahaan memiliki struktur hierarkis yang terdiri dari departemen dengan fungsi berbeda dan karyawan yang melakukan tugas tertentu, yang mobilitasnya cenderung sangat sporadis. Dalam skenario jenis ini, pelaksanaan proyek (yang, seperti yang ditetapkan, bersifat sementara) dengan kolaborator internal menghadirkan skenario yang lebih sulit untuk dikelola (ini adalah salah satu alasan mengapa proyek sering dikontrakkan kepada konsultan dan auditor eksternal).
Situasi kedua ini dapat memberi karyawan “Mentalitas Silo”, yaitu orang-orang yang tujuannya terkait dengan bidang fungsional mereka dan bukan dengan proyek tempat mereka dialokasikan; mereka mungkin tidak peduli dengan keberhasilan proyek, memberikan preferensi untuk memenuhi kewajiban stabil mereka dari unit departemen mereka. Masalah ini dapat menghambat kerja sama tim (berpikir horizontal).
Singkatnya, tingkat kematangan organisasi dan prosedur internal yang ditetapkan dapat berkontribusi pada keberhasilan atau kegagalan proyek:
- Jika organisasi biasanya mengerjakan proyek, sudah ada pedoman yang ditetapkan.
- Saluran komunikasi formal: Jika terlalu kaku, dapat mengganggu pekerjaan
- Saluran komunikasi informal (teman, kenalan, dll.): Jika terlalu sering, dapat menghasilkan informasi yang salah
Akhirnya, PMBOK menetapkan bahwa untuk mempertimbangkan bahwa suatu proyek berhasil, harapan berikut harus dipenuhi:
- Tingkat I. Mencapai tujuan proyek
- Tingkat II. Efisiensi proyek.
- Tingkat gangguan kerja klien.
- Penggunaan sumber daya yang efisien
- Pertumbuhan jumlah anggota tim
- konflik manajemen
- Tingkat III. Utilitas untuk pengguna akhir/pelanggan.
- Apakah masalah awal sudah teratasi?
- Apakah manfaat meningkat atau apakah ada penghematan nyata?
- Apakah pengguna saat ini menggunakan produk?
- Tingkat IV. Perbaikan organisasi: belajar dari pengalaman
manajer proyek
Seorang manajer proyek atau manajer proyek memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
- Proyek: Biaya, jadwal, fungsi dan sasaran mutu.
- Organisasi
- Pengembalian investasi.
- Aliran informasi: berikan secara proaktif, jika ada pengawas yang terkejut dengan beberapa informasi, berarti kami belum menginformasikan dengan benar.
- Tim: Berikan umpan balik dan pengakuan.
- Tentang diri Anda: Pertumbuhan pribadi.
Di sisi lain, manajer proyek terus-menerus menghadapi tantangan, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Tanggung jawab vs. Tidak adanya Otoritas
- Tingkat tanggung jawab yang tinggi.
- Saya bekerja dengan orang-orang di mana saya tidak memiliki otoritas langsung.
- tujuan yang tidak realistis
- Ini adalah salah satu masalah yang paling umum.
- Ini memperkuat gagasan menganalisis dan merencanakan ruang lingkup proyek dengan benar.
- orientasi fungsional
- Orang akan cenderung fokus pada area pengetahuan fungsional mereka.
- Area fungsionalnya lebih penting daripada proyek mengingat temporalitasnya.
- Konflik mendasar atas ketidakpastian
- Membuat keputusan cepat dengan sedikit informasi.
- Estimasi interval (misalnya, biaya)
- Usahakan agar kesulitan estimasi dipahami oleh atasan dan anggota tim.
Untuk berhasil mengatasi tanggung jawab dan tantangan yang dihadirkan manajemen proyek, seorang manajer proyek harus terus mengasah keterampilan berikut:
- Manajemen proyek: alat untuk perencanaan dan pemantauan.
- hubungan interpersonal
- Keterampilan kepemimpinan, negosiasi, dan delegasi.
- Keterampilan komunikasi lisan dan tertulis
- Resolusi konflik.
- Keterampilan mengembangkan peran pembimbing (coaching)
- pengetahuan teknologi
- Pengetahuan tentang bidang industri dan teknologi
- Pengetahuan produk dan/atau proses
- keterampilan desain
- keterampilan pribadi
- kejujuran, integritas
- berpikir secara global
- Toleransi tinggi terhadap ketidakpastian dan ambiguitas
- persuasif dan tegas
- terbuka dan dapat diakses
- Penentu
- Komersial. Kemampuan untuk menjual ide atau keunggulan proyek.
- Guru. Mengirimkan pengetahuan kepada anggota tim.
Definisi proyek
Definisi proyek terdiri dari fase-fase berikut:
- Fase I. Memahami masalah atau peluang.
- Fase II. Mengidentifikasi solusi yang paling optimal
- Fase III. Kembangkan solusi dan buat rencana
- Fase IV. Peluncuran proyek
Fase I. Memahami masalah atau peluang.
Penting untuk mengidentifikasi kebutuhan nyata yang ingin dipenuhi oleh proyek. Pekerjaan akan dievaluasi berdasarkan apakah kebutuhan ini telah terpenuhi atau belum.
Pertama, perlu dibedakan antara kebutuhan dan solusi.
Sebuah kebutuhan:
- Menjelaskan tujuan kepada klien
- Tentukan tujuan dan sasaran
- Tinggalkan pertanyaan tentang bagaimana melakukan ini terbuka.
- Jawaban mengapa hal ini dilakukan harus mengarah pada pembenaran bisnis.
Sebaliknya, solusi:
- Menjelaskan sarana untuk tim
- Tentukan strategi dan ide untuk mencapai tujuan dan sasaran.
- Tentukan bagaimana melakukannya.
- Jawaban mengapa hal ini dilakukan harus mengacu pada kebutuhan pelanggan.
- Meminta untuk mengidentifikasi kebutuhan sebenarnya dapat membuat pihak ketiga merasa tidak nyaman karena tidak mempercayai kriteria Anda.
Berdasarkan definisi ini, fase ini harus menghasilkan dokumen persyaratan proyek, yang tidak menawarkan solusi, tetapi hanya menjelaskan kebutuhan. Dokumen ini harus berisi bagian berikut:
- Deskripsi masalah atau peluang
- Dampak atau efek dari masalah
- Mengidentifikasi siapa atau apa yang dipengaruhi oleh masalah tersebut
- Dampak mengabaikan masalah
- situasi yang diinginkan
- Manfaat yang terkait dengan mencapai situasi yang diinginkan
- Keselarasan dengan strategi organisasi
- Konflik kompatibilitas dengan area lain dalam organisasi
- ketidakpastian
- asumsi utama
- Keterbatasan Solusi
- pertimbangan lingkungan
- Informasi dukungan sejarah
Setelah semua informasi ini dikumpulkan, perlu untuk mengevaluasi kembali apakah masalah tersebut layak dipecahkan dan menentukan apakah ada solusi potensial.
Fase II. Mengidentifikasi solusi yang paling optimal
Untuk mengidentifikasi solusi yang mencakup kebutuhan yang teridentifikasi, prosedur berikut dapat diikuti:
- Diskusi kelompok dengan anggota tim perikatan atau pemangku kepentingan di masa mendatang.
- Periksa sejauh mana mereka memenuhi pernyataan dokumen persyaratan proyek.
- Pilih antara 2 dan 5 kandidat solusi.
Untuk solusi kandidat yang dipilih, analisis terperinci harus dilakukan untuk mengidentifikasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan yang akan ditanggung dan menyiratkan biaya yang terjangkau.
Analisis keuangan (Biaya x Manfaat):
Untuk memvalidasi kelayakan finansial proyek, perlu untuk mengidentifikasi arus kas masuk yang dapat dihasilkannya, misalnya, manfaat yang diperoleh dengan implementasi proyek (peningkatan penjualan, pengurangan biaya, dll…) dan biaya yang dimulai -up adalah singkatan dari Progres dan Manajemen Proyek.
Jadi, dengan memperkirakan besarnya arus kas yang berbeda dan menghitung 4 indikator dasar, kita dapat mengidentifikasi proyek mana yang memberi kita keuntungan finansial terbesar.
Setidaknya indikator berikut harus dipelajari:
- Nilai Sekarang Bersih (NPV). Tentukan berapa banyak uang yang akan dihasilkan proyek dengan memperhitungkan nilai waktu dari uang.
- Tingkat Pengembalian Internal (IRR) . Tentukan pengembalian investasi.
- Periode kembali . Menentukan kapan investasi akan diperoleh kembali (NPV = 0).
- lubang uang . Tentukan investasi maksimum yang diperlukan.
Analisis Non Keuangan (Model Skor Faktor Tertimbang - Matriks Keputusan)
Analisis dengan menggunakan model skoring faktorial berbobot (“Matriks Keputusan”) diawali dengan penjabaran daftar atribut yang akan dinilai. Untuk masing-masing, pembobotan ditetapkan dan skor diberikan yang menunjukkan tingkat kepatuhan dari masing-masing solusi kandidat:
Keuntungan:
- Memungkinkan penggunaan berbagai data, termasuk data keuangan.
- Memungkinkan keterlibatan manajemen dan analisis sensitivitas.
Kekurangan:
- Proses yang sangat subyektif.
- Ini menunjukkan daya tarik proyek, tetapi tidak mewakili pembenaran komersial.
Selain analisis keuangan atau matriks, keputusan akhir tentang solusi mana yang dipilih dapat didasarkan pada penggunaan alat lain:
- studi pasar
- Tes percontohan. Tes di area terbatas.
- Pembuatan prototipe. Pembangunan sebagian kecil dari proyek untuk memvalidasi prediksi yang benar.
- Simulasi komputer.
Singkatnya, analisis yang dilakukan tidak hanya akan membantu untuk memilih solusi, tetapi juga memungkinkan kami untuk menentukan apakah solusi tersebut layak dan layak untuk dilanjutkan dengan proyek.