A identificação de entradas e saídas é um aspecto de vital importância na modelagem dos processos de negócio, estando também intimamente ligada à definição do sistema de informação que suporta a execução dos processos.
É proposta uma Metodologia para a identificação e modelagem de entradas e saídas de Processos de Negócio em um Ambiente Colaborativo.
As entradas e saídas dos processos de negócios foram abordadas a partir de diferentes disciplinas de trabalho: Gestão de Processos de Negócios, Arquiteturas de Modelagem de Negócios ou Engenharia de Requisitos de Software. Em um ambiente colaborativo, os processos de negócios apresentam várias diferenças em relação aos processos de negócios tradicionais. Por um lado
a execução das atividades do processo são da responsabilidade de duas ou mais entidades (empresas, cadeias de abastecimento ou redes), e com ela os problemas do sistema que suporta os processos e o sistema de informação associado, por outro lado as relações colaborativas transformam o forma como as informações são compartilhadas entre as entidades.
Na área de Business Process Management, são fornecidas técnicas e ferramentas que consideram entradas e saídas dos processos. Algumas dessas técnicas são (Aguilar-Saven, 2004): Fluxograma, Data Flow Diagrams-DFD, Role Activity Diagrams-RAD, Role Interactions Diagrams -RID), Diagramas de Gantt, IDEF (Definição Integrada para Modelagem de Funções), Colored Petri Nets (Couloured Petri-net-CPN), Object Oriented Methods (Object Orientation-OO) ou Workflow Techniques Arquiteturas de modelagem de negócios Elas abordam a modelagem de processos de negócios usando diferentes visões de modelagem, cada uma das quais se concentra e trabalha em uma parte específica do negócio integrado modelo (Toh, 1999).
Cada arquitetura de modelagem propõe suas próprias visualizações de modelagem, por exemplo: AIMOSA (Organization, Resources, Information and Function Views), GRAI-GIM (Product Views),
Sistema Físico, Decisório, de Informação e Funcional), PERA (Arquitetura da Organização e RH, do Sistema de Informação e da Equipe de Produção), GERAM (Visões de Organização, Recursos, Informação e Função), ARIS (Visões de Função, Dados,
Organização e Controle). As entradas e saídas dos processos têm sido abordadas principalmente a partir da visão funcional e da visão informacional (Melao e Pidd, 2000). Por fim, a Engenharia de Requisitos de Software permite identificar os elementos que precisam ser representados nos modelos que têm por objetivo o desenho de um sistema de informação e que, portanto, consideram explicitamente a relação dos processos de negócio com os sistemas computacionais.
A Engenharia de Requisitos tenta entender as necessidades exatas dos usuários do sistema de software, para traduzir essas necessidades em instruções precisas e inequívocas que possam ser posteriormente utilizadas no desenvolvimento do sistema.
As diferentes disciplinas de trabalho fornecem diferentes ferramentas de modelagem e incorporam, em muitos casos, suas próprias metodologias (Cuenca e outros, 2006). As metodologias de modelagem de processos dependem do modelo a ser desenvolvido. De uma perspectiva global, a informação relevante para documentar um processo contém a definição do alvo, escopo, termos Y definições, responsabilidade Y autoridade, Atividades que são realizados, entradas Y saídas, indicadores, Recursos, a infraestrutura e interrelações com outros processos (Arrascaeta, 2005, e Athena, 2004). Lin e Polenske (1998) apresentam um modelo de entradas e saídas do processo produtivo. Este modelo fornece uma descrição matemática das entradas e saídas existentes no processo produtivo de forma a fornecer informações para a tomada de decisão, onde a atividade produtiva de uma empresa é considerada como um conjunto de processos produtivos que combinam diversos fatores para produzir resultados. No entanto, esta abordagem não leva em conta as relações entre o processo e seus clientes e fornecedores.
Cheng Leong e outros (1999) diferencia entre dois tipos de entradas e saídas: informação e material. No contexto da cadeia de suprimentos, o modelo SCOR (Supply Chain Operational
Modelo de Referência) é usado para melhorar a comunicação entre as empresas da cadeia de suprimentos e seus sistemas de informação (Athena, 2004). e outros (2002) propõem uma abordagem baseada em entradas e saídas de processos produtivos, utilizada para desenvolver modelos específicos que investigam os fluxos entre processos produtivos, seja de uma cadeia de suprimentos global ou de uma parte da cadeia. hernandez e outros (2008) distinguem entre fluxos de produto (entradas e saídas para processos de transformação), fluxos de informação (entradas e saídas para processos de transformação de informação) e fluxos de decisão (processos de decisão e seus relacionamentos).
A identificação das entradas e saídas de um processo é um requisito a ser atendido na modelagem de processos de negócios, porém as propostas analisadas não detalham como isso deve ser feito. Isso justifica a necessidade de uma metodologia que ajude a identificar e analisar as entradas e saídas dos processos de negócios.
Proposta de metodologia para identificação e modelagem de Entradas e Saídas de processos de negócios em um ambiente colaborativo
Através da metodologia serão identificadas as entradas e saídas do processo sob o ponto de vista do fluxo da atividade que é realizada. Nesse sentido, as entradas são transformadas ou utilizadas durante a atividade para produzir uma saída. A metodologia proposta segue uma abordagem dos processos de cima para baixo (Top-Dow) de forma que sejam identificadas as entradas e saídas dos processos, subprocessos e atividades, nesta ordem.
Os passos a seguir para cada processo, subprocesso ou atividade são:
1. Identificar o processo, subprocesso ou atividade: é necessário identificar inequivocamente o processo, subprocesso ou atividade sobre a qual serão realizadas as etapas seguintes da metodologia.
2. Identificação das saídas (resultados): as saídas do processo que agregam valor ao cliente devem ser diferenciadas das demais saídas do processo resultantes da atividade de transformar as entradas em saídas de valor:
a) Quais saídas de valor (resultados) para o cliente o processo fornece?
b) Que outras saídas o processo gera como consequência da transformação das entradas?
Para cada saída:
2.1. É uma saída de informação ou material?: Os processos podem fornecer saídas de informações ou objetos materiais. Na metodologia entende-se que podem aparecer:
— Saída de dados ou informações: dados ou informações produzidos pela atividade ou processo.
— Saída de objetos (ou materiais): objetos que são produzidos pela atividade ou processo.
2.2. Quem é o cliente ou destinatário?: A saída do processo é justificada pelo fornecimento de valor a um cliente específico (2a).
No caso de outros outputs como consequência do processo de transformação (2b) pode-se falar do destinatário do output.
23. Especificação da saída: é necessário especificar a saída para identificá-la claramente de acordo com sua própria natureza e na perspectiva do destinatário da mesma. Esta última condiciona o fato de a saída ter ou não o valor esperado pelo cliente:
2.3.1. Qual é a especificação da saída do ponto de vista do cliente ou destinatário?
2.3.2. Qual é a especificação correspondente à sua própria natureza conforme se trate de informação ou objeto?
3. Identificação das entradas: As entradas do processo podem ser de diferentes tipos. O IDEF0 inclui em seu modelo de processo os seguintes elementos básicos que podem ser entendidos como entradas para o processo: autoridade (descrição, especificação ou justificativa de um processo), controle (condições que ativam o processo), entradas (objeto que entra no processo), e mecanismos (recursos utilizados pelo processo).
Na metodologia proposta, são identificados apenas os insumos que entram no processo para serem transformados ou utilizados para produzir um output.
Para cada entrada:
3.1. É uma entrada de informação ou material?: Na metodologia entende-se que podem aparecer 2 tipos de entradas:
— Entrada de dados ou informações: Dados ou informações que são transformados ou usados pela atividade ou processo para produzir uma saída.
— Entrada de objeto (ou material): Objetos que são transformados ou usados pela atividade ou processo para produzir uma saída.
3.2. Quem é o fornecedor ou origem?: uma informação necessária na identificação dos insumos é o fornecedor ou origem que fornece o insumo, caso já tenham sido estabelecidos ou se deseje estabelecer algum tipo de relacionamento.
3.3. Especificação do insumo: é necessário especificar o insumo para identificá-lo claramente de acordo com sua própria natureza e na perspectiva da atividade que o transforma ou utiliza, já que esta última condiciona o fato de o insumo atender aos requisitos necessários para a atividade para se tornar uma saída:
3.3.1. Qual é a especificação da entrada do ponto de vista da atividade?
3.3.2. Qual é a especificação correspondente à sua própria natureza conforme se trate de informação ou objeto?