Institut Pengurusan Projek (PMI) ialah organisasi yang cuba mewujudkan susunan standard dan kriteria untuk pengurusan projek.
Untuk tujuan ini, PMI mengekalkan Buku Pengetahuan Pengurusan Projek (PMBOK) yang mewujudkan satu set keseluruhan alatan dan amalan baik yang setiap pengurus projek harus tahu dan gunakan.
Berbeza dengan metodologi lain (cth metodologi tangkas seperti Scrum), PMBOK berorientasikan pengurusan projek ramalan. PMBOK membentangkan beberapa fasa projek secara linear (sebaik fasa diatasi, ia tidak kembali kepadanya), di mana keperluan/penyelesaian, skop dan perancangan (contohnya, kos dan tempoh setiap tugas yang akan dilaksanakan ) ditubuhkan pada fasa awal (sebab itu ia dipanggil pengurusan ramalan).
Oleh itu, kami boleh menganggap PMBOK sebagai milik cabang pengurusan projek yang lebih klasik (serta piawaian PRINCE2 pelengkap, popular di UK). Walau bagaimanapun, fakta ini tidak bermakna bahawa sebahagian daripada alatan yang ditawarkannya tidak boleh digunakan dalam kombinasi dengan metodologi lain yang lebih tangkas dan fleksibel.
Sebelum pergi ke subjek, adalah perlu untuk menetapkan definisi dan ciri-ciri projek mengikut PMBOK:
- Projek cuba menyelesaikan masalah (menutup keperluan).
- ia sementara
- Ia unik dalam masa dan tidak boleh berulang dalam keadaan yang sama.
- membawa ketidakpastian
- Ia menggunakan sumber: Masa, wang, bahan dan tenaga kerja.
Projek mempunyai kitaran hayat mereka sendiri, yang dibahagikan kepada fasa berikut:
- Mula: Keperluan dikenal pasti dan soalan ditanya sama ada projek itu boleh dijalankan.
- Perancangan:
- Penyelesaian dibangunkan dengan lebih terperinci.
- Definisi tugas, kalendar.
- Anggaran kos dalam masa dan wang.
- Sekali lagi, persoalannya ialah sama ada projek itu berdaya maju.
- Perlaksanaan: Pemantauan dan pelarasan perancangan.
- Penutup: ia disahkan jika projek itu memenuhi keperluan untuk dipertimbangkan
Semua fasa ini membayangkan proses umum berikut:
- Kenal pasti masalah atau peluang
- Kenal pasti dan tentukan penyelesaian yang ideal
- Kenal pasti tugas dan sumber yang diperlukan.
- Sediakan jadual dan dapatkan sumber
- Anggarkan kos projek dan sediakan bajet
- Menganalisis risiko dan mewujudkan hubungan dengan pihak berkepentingan (sesiapa sahaja yang mempunyai kepentingan langsung atau tidak langsung dalam projek): Pengurusan risiko berkala
- Mengekalkan kawalan dan komunikasi pada tahap yang sesuai semasa pelaksanaan: Mesyuarat berkala untuk mengesan dan melaporkan penyelewengan
- Urus penutupan yang berjaya
- Senarai tebuk: senarai tugasan untuk menyelesaikan projek.
- Ahli pasukan cenderung menyebar apabila projek hampir ditutup.
Walau bagaimanapun, projek boleh dilihat dari perspektif lain, seperti dari sudut pandangan hubungan interpersonal:
- Motivasi pasukan: Cipta iklim yang betul
- Luangkan masa untuk menerangkan bagaimana setiap peranan menyumbang kepada projek
- Laburkan masa dalam mesyuarat untuk menyerlahkan sumbangan positif ahli.
- Percaya kerja yang ditugaskan
- Tetapkan matlamat kepada individu dan benarkan mereka memilih jalan.
- Kenali usaha yang melampaui apa yang diminta.
- memimpin melalui teladan
- mengurus kepelbagaian
- Kenal pasti matlamat peribadi yang mungkin untuk meminimumkannya atau menukarnya menjadi matlamat kumpulan.
- Mencari kesepaduan kumpulan (mengharmonikan adat, budaya, dll.).
Sebaliknya, sebagai tambahan kepada proses dalaman pengurusan projek dan perhubungan interpersonal, projek dibangunkan dan dilaksanakan dalam organisasi. Pada masa ini kita boleh mencari syarikat yang perniagaan utamanya adalah pelaksanaan projek, contohnya dalam sektor Perundingan dan Pengauditan. Ini adalah senario yang paling positif kerana keseluruhan organisasi memberi tumpuan kepada pengurusan projek.
Walau bagaimanapun, kebanyakan syarikat mempunyai struktur hierarki yang terdiri daripada jabatan dengan fungsi yang berbeza dan pekerja yang melaksanakan tugas tertentu, yang mobilitinya cenderung agak sporadis. Dalam senario jenis ini, pelaksanaan projek (yang, seperti yang ditetapkan, adalah sementara) dengan kolaborator dalaman membentangkan senario yang lebih sukar untuk diurus (ini adalah salah satu sebab mengapa projek sering dikontrakkan kepada perunding dan juruaudit luar) .
Situasi kedua ini boleh memberi pekerja "Mentaliti Silo", iaitu orang yang objektifnya dikaitkan dengan kawasan fungsi mereka dan bukan dengan projek yang mereka diperuntukkan; mereka mungkin tidak mengambil berat tentang kejayaan projek, memberi keutamaan untuk memenuhi kewajipan stabil mereka daripada unit jabatan mereka. Masalah ini boleh menghalang kerjasama kerja berpasukan (pemikiran mendatar).
Ringkasnya, tahap kematangan organisasi dan prosedur dalaman yang ditetapkan boleh menyumbang kepada kejayaan atau kegagalan projek:
- Jika organisasi biasanya mengusahakan projek, sudah ada garis panduan yang ditetapkan.
- Saluran komunikasi formal: Jika ia terlalu tegar, ia boleh mengganggu kerja
- Saluran komunikasi tidak formal (rakan, kenalan, dll.): Jika mereka terlalu kerap, mereka boleh menghasilkan maklumat yang salah
Akhir sekali, PMBOK menetapkan bahawa untuk mempertimbangkan bahawa sesuatu projek itu berjaya, jangkaan berikut mesti dipenuhi:
- Tahap I. Mencapai objektif projek
- Tahap II. Kecekapan projek.
- Tahap gangguan kerja pelanggan.
- Penggunaan sumber yang cekap
- Pertumbuhan bilangan ahli pasukan
- konflik pengurusan
- Tahap III. Utiliti untuk pengguna akhir/pelanggan.
- Adakah isu awal telah diselesaikan?
- Adakah faedah meningkat atau ada simpanan sebenar?
- Adakah pengguna sedang menggunakan produk tersebut?
- Tahap IV. Penambahbaikan organisasi: belajar daripada pengalaman
Pengurus projek
Pengurus projek atau pengurus projek mempunyai tanggungjawab berikut:
- Projek: Kos, jadual, fungsi dan objektif kualiti.
- Organisasi
- Pulangan pelaburan.
- Aliran maklumat: berikan secara proaktif, jika mana-mana penyelia terkejut dengan beberapa maklumat, bermakna kami tidak memaklumkan dengan betul.
- Pasukan: Berikan maklum balas dan pengiktirafan.
- Mengenai diri anda: Pertumbuhan peribadi.
Sebaliknya, pengurus projek sentiasa menghadapi cabaran, antaranya kita boleh menemui perkara berikut:
- Tanggungjawab vs. Ketiadaan Kuasa
- Tanggungjawab yang tinggi.
- Saya bekerja dengan orang yang saya tidak mempunyai kuasa langsung.
- matlamat yang tidak realistik
- Ia adalah salah satu masalah yang paling biasa.
- Ia mengukuhkan idea menganalisis dan merancang skop projek dengan betul.
- orientasi berfungsi
- Orang ramai akan cenderung menumpukan pada bidang pengetahuan berfungsi mereka.
- Kawasan berfungsi adalah lebih penting daripada projek memandangkan temporalnya.
- Konflik asas mengenai ketidakpastian
- Buat keputusan cepat dengan sedikit maklumat.
- Anggaran selang (contohnya, kos)
- Cuba buat kesukaran membuat anggaran difahami oleh pihak atasan dan ahli pasukan.
Untuk berjaya menangani tanggungjawab dan cabaran yang dibentangkan oleh pengurusan projek, pengurus projek mesti sentiasa mengasah kemahiran berikut:
- Pengurusan projek: alat untuk perancangan dan pemantauan.
- perhubungan sesama manusia
- Kemahiran kepimpinan, rundingan dan perwakilan.
- Kemahiran komunikasi lisan dan bertulis
- Penyelesaian konflik.
- Kemahiran untuk membangunkan peranan mentor (jurulatih)
- pengetahuan teknologi
- Pengetahuan dalam bidang industri dan teknologi
- Pengetahuan produk dan/atau proses
- kemahiran reka bentuk
- kemahiran peribadi
- kejujuran, integriti
- berfikir secara global
- Toleransi yang tinggi untuk ketidakpastian dan kekaburan
- persuasif dan tegas
- terbuka dan boleh diakses
- Penentu
- Komersil. Keupayaan untuk menjual idea atau kebaikan projek.
- cikgu. Menghantar pengetahuan kepada ahli pasukan.
Definisi projek
Definisi projek terdiri daripada fasa berikut:
- Fasa I. Fahami masalah atau peluang.
- Fasa II. Kenal pasti penyelesaian yang paling optimum
- Fasa III. Kembangkan penyelesaian dan buat rancangan
- Fasa IV. Pelancaran projek
Fasa I. Fahami masalah atau peluang.
Adalah penting untuk mengenal pasti keperluan sebenar yang ingin dipenuhi oleh projek itu. Hasil kerja akan dinilai berdasarkan sama ada keperluan ini telah dipenuhi atau tidak.
Pertama, adalah perlu untuk membezakan antara keperluan dan penyelesaian.
Satu keperluan:
- Menerangkan objektif kepada klien
- Nyatakan matlamat dan objektif
- Biarkan soalan tentang cara melakukan ini terbuka.
- Jawapan mengapa ini dilakukan mesti menunjukkan justifikasi perniagaan.
Sebaliknya, penyelesaian:
- Menerangkan cara untuk pasukan
- Nyatakan strategi dan idea untuk mencapai matlamat dan objektif.
- Nyatakan cara melakukannya.
- Jawapan mengapa ini dilakukan mesti menunjukkan keperluan pelanggan.
- Meminta untuk mengenal pasti keperluan sebenar boleh membuat pihak ketiga berasa tidak selesa kerana tidak mempercayai kriteria anda.
Berdasarkan takrifan ini, fasa ini seharusnya menghasilkan penjanaan dokumen keperluan projek, yang tidak menawarkan penyelesaian, tetapi hanya menerangkan keperluan. Dokumen ini mesti mengandungi bahagian berikut:
- Penerangan tentang masalah atau peluang
- Kesan atau kesan masalah
- Kenal pasti siapa atau apa yang terjejas oleh isu tersebut
- Kesan mengabaikan isu tersebut
- keadaan yang dikehendaki
- Faedah yang berkaitan dengan mencapai keadaan yang diingini
- Penyelarasan dengan strategi organisasi
- Konflik keserasian dengan bidang lain dalam organisasi
- ketidakpastian
- andaian utama
- Had Penyelesaian
- pertimbangan alam sekitar
- Maklumat sokongan sejarah
Setelah semua maklumat ini dikumpulkan, adalah perlu untuk menilai semula sama ada masalah itu berbaloi untuk diselesaikan dan menentukan sama ada terdapat penyelesaian yang berpotensi.
Fasa II. Kenal pasti penyelesaian yang paling optimum
Untuk mengenal pasti penyelesaian yang meliputi keperluan yang dikenal pasti, prosedur berikut boleh diikuti:
- Sumbang saran kumpulan dengan ahli pasukan penglibatan masa depan atau pihak berkepentingan.
- Semak sejauh mana mereka memenuhi penyata dokumen keperluan projek.
- Pilih antara 2 dan 5 penyelesaian calon.
Untuk penyelesaian calon yang dipilih, analisis terperinci mesti dibuat untuk mengenal pasti yang mana satu paling sesuai dengan keperluan untuk dilindungi dan membayangkan kos yang berpatutan.
Analisis kewangan (Kos x Faedah):
Untuk mengesahkan daya maju kewangan projek, adalah perlu untuk mengenal pasti aliran masuk tunai yang boleh dijana, contohnya, faedah yang diperoleh dengan pelaksanaan projek (peningkatan jualan, pengurangan kos, dll...) dan perbelanjaan yang bermula- up bermaksud Kemajuan dan Pengurusan Projek.
Oleh itu, dengan menganggarkan magnitud aliran tunai yang berbeza dan mengira 4 petunjuk asas, kita boleh mengenal pasti projek yang memberikan kita keuntungan kewangan tertinggi.
Sekurang-kurangnya indikator berikut harus dikaji:
- Nilai Kini Bersih (NPV). Tentukan jumlah wang yang akan dihasilkan oleh projek dengan mengambil kira nilai masa wang.
- Kadar Pulangan Dalaman (IRR) . Tentukan pulangan pelaburan.
- Tempoh balik . Menentukan bila pelaburan akan dipulihkan (NPV = 0).
- lubang wang . Tentukan pelaburan maksimum yang diperlukan.
Analisis Bukan Kewangan (Model Pemarkahan Faktor Wajaran - Matriks Keputusan)
Analisis menggunakan model pemarkahan faktor berwajaran (“Matriks Keputusan”) bermula dengan penghuraian senarai atribut yang perlu dinilai. Bagi setiap daripada mereka, wajaran ditetapkan dan markah diberikan yang menunjukkan tahap pematuhan setiap penyelesaian calon:
Kelebihan:
- Membenarkan penggunaan pelbagai data, termasuk data kewangan.
- Membenarkan penglibatan pengurusan dan analisis sensitiviti.
Kelemahan:
- Proses yang sangat subjektif.
- Ia menunjukkan daya tarikan projek, tetapi tidak mewakili justifikasi komersial.
Sebagai tambahan kepada analisis kewangan atau matriks, keputusan muktamad tentang penyelesaian untuk dipilih boleh berdasarkan penggunaan alat lain:
- kajian pasaran
- Ujian juruterbang. Ujian di kawasan terhad.
- Prototaip. Pembinaan sebahagian kecil projek untuk mengesahkan ramalan yang betul.
- Simulasi komputer.
Ringkasnya, analisis yang dijalankan bukan sahaja akan membantu untuk memilih penyelesaian, tetapi juga akan membolehkan kami menentukan sama ada penyelesaian itu berdaya maju dan sama ada ia berbaloi untuk meneruskan projek.