Girdilerin ve çıktıların tanımlanması, iş süreçlerinin modellenmesinde hayati önem taşıyan bir husustur ve aynı zamanda süreçlerin yürütülmesini destekleyen bilgi sisteminin tanımıyla da yakından bağlantılıdır.
İşbirliği Ortamında İş Süreçlerinin girdi ve çıktılarını tanımlamak ve modellemek için bir Metodoloji önerilmektedir.
İş süreçlerinin girdi ve çıktıları farklı çalışma disiplinlerinden ele alındı: İş Süreçleri Yönetimi, İş Modelleme Mimarileri veya Yazılım Gereksinimleri Mühendisliği. İşbirliğine dayalı bir ortamda iş süreçlerinin geleneksel iş süreçlerinden bazı farklılıkları vardır. Bir taraftan
Süreç aktivitelerinin yürütülmesi, iki veya daha fazla birimin (şirketler, tedarik zincirleri veya ağlar) sorumluluğundadır ve bununla birlikte süreçleri destekleyen sistemin ve ilgili bilgi sisteminin sorunları, diğer taraftan işbirlikçi ilişkiler, süreçlerin işleyişini dönüştürür. Bilgiler kurumlar arasında paylaşılır.
İş Süreçleri Yönetimi alanında süreç girdi ve çıktılarını dikkate alan teknikler ve araçlar sunulmaktadır. Bu tekniklerden bazıları (Aguilar-Saven, 2004): Akış Şeması, Veri Akış Diyagramları-DFD, Rol Aktivite Diyagramları-RAD, Rol Etkileşim Diyagramları-RID), Gantt Diyagramları, IDEF (Rol Modelleme için Bütünleşik Tanım), Renkli Petri Ağları ( Renkli Petri-net-CPN), Nesne Yönelimli Yöntemler (Object Orientation-OO) veya İş Akışı Teknikleri İş Modelleme Mimarileri İş süreci modellemeye, her biri entegre iş modelinin belirli bir kısmına odaklanan ve üzerinde çalışan farklı modelleme görünümleri kullanarak yaklaşırlar (Toh , 1999).
Her modelleme mimarisi kendi modelleme görünümlerini önerir; örneğin: AIMOSA (Organizasyon, Kaynaklar, Bilgi ve İşlev Görünümleri), GRAI-GIM (Ürün Görünümleri),
Fiziksel, Karar Verme, Bilgi ve Fonksiyonel Sistem), PERA (Organizasyon ve İK, Bilgi Sistemi ve Üretim Ekibinin Mimarisi), GERAM (Organizasyon, Kaynaklar, Bilgi ve Fonksiyon Vizyonları), ARIS (Fonksiyon, Veri Vizyonları,
Organizasyon ve Kontrol). Süreçlerin girdi ve çıktılarına temel olarak işlevsel ve bilgisel açıdan yaklaşılmaktadır (Melao ve Pidd, 2000). Son olarak, Yazılım Gereksinimleri Mühendisliği, bir bilgi sistemi tasarlamayı amaçlayan ve dolayısıyla iş süreçleri ile hesaplama sistemleri arasındaki ilişkiyi açıkça dikkate alan modellerde temsil edilmesi gereken unsurları tanımlamanıza olanak tanır.
Gereksinim Mühendisliği, yazılım sistemi kullanıcılarının tam ihtiyaçlarını anlamaya, bu ihtiyaçları daha sonra sistemin geliştirilmesinde kullanılabilecek kesin ve net talimatlara dönüştürmeye çalışır.
Farklı çalışma disiplinleri farklı modelleme araçları sağlar ve çoğu durumda kendi metodolojilerini birleştirir (Cuenca). ve diğerleri, 2006). Süreç modelleme metodolojileri geliştirilecek modele bağlıdır. Küresel bir perspektiften bakıldığında, bir sürecin belgelenmesiyle ilgili bilgiler, sürecin tanımını içerir. hedef, kapsam, şartlar y Tanımlar, sorumluluk y yetki, aktiviteler gerçekleştirilenler, Meze y çıkışlar, göstergeler, Kaynaklar, altyapı Bu karşılıklı ilişkiler diğer süreçlerle birlikte (Arrascaeta, 2005 ve Athena, 2004). Lin ve Polenske (1998) üretim sürecinin girdi ve çıktılarına ilişkin bir model sunmaktadır. Bu model, bir şirketin üretken faaliyetinin sonuç üretmek için çeşitli faktörleri birleştiren bir dizi üretim süreci olarak kabul edildiği karar verme sürecine bilgi sağlamak amacıyla üretim sürecinde mevcut olan girdi ve çıktıların matematiksel bir tanımını sağlar. Ancak bu yaklaşım, süreç ile müşterileri ve tedarikçileri arasındaki ilişkileri dikkate almamaktadır.
Cheng Leong ve diğerleri (1999) iki tür girdi ve çıktı arasında ayrım yapmaktadır: bilgi ve materyal. Tedarik zinciri bağlamında SCOR modeli (Supply Chain Operational)
Referans Modeli), tedarik zincirindeki şirketler ile bilgi sistemleri arasındaki iletişimi geliştirmek için kullanılır (Athena, 2004). ve diğerleri (2002), ister küresel bir tedarik zincirinde ister zincirin bir parçası olsun, üretim süreçleri arasındaki akışları araştıran özel modeller geliştirmek için kullanılan, üretim süreçlerinin girdi ve çıktılarına dayalı bir yaklaşım önermektedir. Hernandez ve diğerleri (2008) ürün akışları (dönüşüm süreçleri için girdiler ve çıktılar), bilgi akışları (bilgi dönüşüm süreçleri için girdiler ve çıktılar) ve karar akışları (karar süreçleri ve bunların ilişkileri) arasında ayrım yapmaktadır.
Bir sürecin girdi ve çıktılarının belirlenmesi iş süreci modellemesinde karşılanması gereken bir gerekliliktir ancak analiz edilen öneriler bunun nasıl yapılması gerektiğini detaylandırmamaktadır. Bu, iş süreçlerinin girdi ve çıktılarını tanımlamaya ve analiz etmeye yardımcı olacak bir metodolojiye olan ihtiyacı haklı çıkarmaktadır.
İşbirlikçi bir ortamda iş süreçlerinin Girdilerini ve Çıktılarını tanımlamak ve modellemek için bir metodoloji önerisi
Metodoloji aracılığıyla, yürütülen faaliyetin akışı açısından sürecin girdileri ve çıktıları tanımlanacaktır. Bu anlamda girdiler, faaliyet sırasında çıktı üretmek için dönüştürülür veya kullanılır. Önerilen metodoloji yukarıdan aşağıya bir süreç yaklaşımını takip ederek süreçlerin, alt süreçlerin ve faaliyetlerin girdi ve çıktılarının bu sırayla tanımlanmasını sağlar.
Her süreç, alt süreç veya aktivite için izlenecek adımlar şunlardır:
1. Süreci, alt süreci veya faaliyeti tanımlayın: Metodolojinin aşağıdaki adımlarının gerçekleştirileceği süreç, alt süreç veya faaliyetin açık bir şekilde tanımlanması gerekir.
2. Çıktıların (sonuçların) belirlenmesi: Müşteriye değer katan süreç çıktılarının, girdilerin değer çıktılarına dönüştürülmesi faaliyetinden kaynaklanan diğer süreç çıktılarından farklılaştırılması gerekir:
a) Süreç müşteri için hangi değer çıktılarını (sonuçlarını) sağlıyor?
b) Girdilerin dönüştürülmesi sonucunda süreç başka hangi çıktıları üretir?
Her çıktı için:
2.1. Bilgi çıktısı mı yoksa maddi çıktı mı?: Süreçler bilgi çıktıları veya maddi nesneler sağlayabilir. Metodolojide aşağıdakilerin ortaya çıkabileceği anlaşılmaktadır:
— Veri veya bilgi çıktısı: faaliyet veya süreç tarafından üretilen veri veya bilgi.
— Nesnelerin (veya malzemelerin) çıktısı: faaliyet veya süreç tarafından üretilen nesneler.
2.2. Müşteri veya alıcı kimdir?: Süreç çıktısı, belirli bir müşteriye değer sağlanarak gerekçelendirilir (2a).
Dönüşüm süreci (2b) sonucunda diğer çıktıların ortaya çıkması durumunda çıktının alıcısından söz edebiliriz.
23. Çıktının belirtilmesi: Çıktının kendi doğasına göre ve alıcının bakış açısına göre açıkça tanımlanması için belirtilmesi gerekir. İkincisi, çıktının müşteri tarafından beklenen değere sahip olup olmadığını belirler:
2.3.1. Müşterinin veya alıcının bakış açısından çıktının özelliği nedir?
2.3.2. Bilgi mi yoksa nesne mi olduğuna bağlı olarak kendi doğasına karşılık gelen belirtim nedir?
3. Girdilerin tanımlanması: Süreç girdileri farklı tipte olabilir. IDEF0, süreç modelinde, sürece girdi olarak anlaşılabilecek şu temel unsurları içerir: Yetki (bir sürecin tanımı, spesifikasyonu veya gerekçesi), kontrol (süreci etkinleştiren koşullar), girdiler (sürece giren nesne), ve mekanizmalar (süreç tarafından kullanılan kaynaklar).
Önerilen metodolojide yalnızca dönüştürülmek üzere sürece giren veya bir çıktı üretmek için kullanılan girdiler tanımlanmaktadır.
Her giriş için:
3.1. Bilgi girişi mi yoksa materyal mi?: Metodolojide 2 tür girdinin ortaya çıkabileceği anlaşılmaktadır:
— Veri veya bilgi girişi: Bir çıktı üretmek için faaliyet veya süreç tarafından dönüştürülen veya kullanılan veri veya bilgi.
— Nesne (veya malzeme) girişi: Bir çıktı üretmek için faaliyet veya süreç tarafından dönüştürülen veya kullanılan nesneler.
3.2. Tedarikçi veya menşe kimdir?: Girdilerin tanımlanmasında gerekli bilgi, eğer halihazırda kurulmuşsa veya bir tür ilişki kurmak istiyorsanız, girdiyi sağlayan tedarikçi veya menşedir.
3.3. Girdi spesifikasyonu: Girdiyi kendi doğasına göre ve onu dönüştüren veya kullanan faaliyetin bakış açısına göre açıkça tanımlamak için, girdinin belirtilmesi gerekir; çünkü ikincisi, girdinin gerçekleştirilecek faaliyet için gerekli şartları karşılaması gerçeğini şart koşar. bir çıktı yapın:
3.3.1. Faaliyet açısından girdinin spesifikasyonu nedir?
3.3.2. Bilgi mi yoksa nesne mi olduğuna bağlı olarak kendi doğasına karşılık gelen belirtim nedir?