PMBOK, Loyiha boshqaruvi/Loyihalarni boshqarish

Loyihani boshqarish instituti (PMI) loyihani boshqarish uchun standart tartib va mezonlarni yaratishga harakat qiladigan tashkilotdir.

Shu maqsadda PMI har bir loyiha menejeri bilishi va qo'llashi kerak bo'lgan barcha vositalar va yaxshi amaliyotlar to'plamini o'rnatgan Loyiha boshqaruvi bilim kitobini (PMBOK) yuritadi.

Boshqa metodologiyalardan (masalan, Scrum kabi tezkor metodologiyalardan) farqli o'laroq, PMBOK prognozli loyihalarni boshqarishga yo'naltirilgan. PMBOK loyihaning bir necha bosqichlarini chiziqli tarzda taqdim etadi (bir bosqichni yengib o'tgandan keyin unga qaytish yo'q), bu erda ehtiyoj/yechim, ko'lam va rejalashtirish (masalan, har bir bajariladigan vazifaning narxi va davomiyligi) bajarilgan) dastlabki bosqichlarda o'rnatiladi (shuning uchun u bashoratli boshqaruv deb ataladi).

Shuning uchun biz PMBOKni loyihalarni boshqarishning klassik tarmog'iga (shuningdek, Buyuk Britaniyada mashhur bo'lgan qo'shimcha PRINCE2 standartiga) tegishli deb hisoblashimiz mumkin. Biroq, bu haqiqat u taklif qilayotgan ba'zi vositalarni boshqa tezkor va moslashuvchan metodologiyalar bilan birgalikda ishlatish mumkin emas degani emas.

Mavzuga kirishdan oldin, PMBOKga muvofiq loyihaning ta'rifi va xususiyatlarini aniqlash kerak:

• Loyiha muammoni hal qilishga harakat qiladi (ehtiyojni qoplash).
• bu vaqtinchalik
• Bu vaqt jihatidan noyob va bir xil sharoitlarda takrorlanmaydi.
• noaniqlikni keltirib chiqaradi
• Resurslarni iste'mol qiladi: vaqt, pul, materiallar va mehnat.

Loyihalar quyidagi bosqichlarga bo'lingan o'z hayot tsikliga ega:

• Boshlanishi: Ehtiyoj aniqlanadi va loyihani amalga oshirish mumkinmi degan savol tug'iladi.

• Rejalashtirish:
  • Yechim batafsilroq ishlab chiqilgan.
  • Vazifalarni belgilash, kalendar.
  • Vaqt va pul bo'yicha xarajatlarni hisoblash.
  • Loyihaning hayotiyligi haqida yana bir savol tug'iladi.

• Bajarish: monitoring va rejalashtirishga tuzatishlar kiritish.
• Yakunlash: loyiha hal qilinishi kerak bo'lgan ehtiyojga javob beradimi yoki yo'qmi tekshiriladi

Bu barcha bosqichlar quyidagi umumiy jarayonlarni nazarda tutadi:

• Muammo yoki imkoniyatni aniqlang

• Ideal yechimni aniqlang va belgilang

• Kerakli vazifalar va resurslarni aniqlang.

• Jadvalni tayyorlang va resurslarni oling

• Loyihaning narxini hisoblang va byudjetni tayyorlang

• Xatarlarni tahlil qilish va manfaatdor tomonlar bilan munosabatlarni o'rnatish (loyihadan bevosita yoki bilvosita manfaatdor bo'lgan har bir kishi): Davriy xavflarni boshqarish

• Amalga oshirish jarayonida nazorat va aloqani tegishli darajada saqlang: og'ishlarni aniqlash va xabar berish uchun davriy uchrashuvlar

• Muvaffaqiyatli yopilishni boshqaring
  • Punch ro'yxati: loyihani bajarish uchun vazifalar ro'yxati.
  • Jamoa a'zolari loyiha deyarli yopilganda tarqalib ketishadi.

Biroq, loyihani boshqa nuqtai nazardan ko'rish mumkin, masalan, shaxslararo munosabatlar nuqtai nazaridan:

• Jamoani rag'batlantirish: to'g'ri iqlim yarating
  • Har bir rol loyihaga qanday hissa qo'shishini tushuntirishga vaqt ajrating
  • A'zolarning ijobiy hissalarini ta'kidlash uchun uchrashuvlarga vaqt ajrating.
  • Ishonch topshirilgan ish
  • Biror kishiga maqsadlar qo'ying va ularga yo'l tanlashga imkon bering.
  • Talab qilingan narsadan oshib ketadigan harakatlarni tan oling.
  • O'rnak ko'rsating

• xilma-xillikni boshqarish
  • Ularni minimallashtirish yoki ularni guruh maqsadlariga aylantirish uchun mumkin bo'lgan shaxsiy maqsadlarni aniqlang.
  • Guruhlarni birlashtirishga intiling (urf-odatlarni, madaniyatlarni va boshqalarni uyg'unlashtirish).

O'z navbatida, loyihaning ichki boshqaruvi va shaxslararo munosabatlar jarayonlariga qo'shimcha ravishda, loyihalar tashkilot doirasida ishlab chiqiladi va amalga oshiriladi. Hozirgi vaqtda biz asosiy biznesi loyihalarni amalga oshirish bo'lgan kompaniyalarni topishimiz mumkin, masalan, konsalting va audit sohasida. Bu eng ijobiy stsenariydir, chunki butun tashkilot loyihani boshqarishga qaratilgan.

Biroq, aksariyat kompaniyalar turli funktsiyalarga ega bo'limlar va muayyan vazifalarni bajaradigan xodimlardan iborat bo'lgan ierarxik tuzilishga ega, ularning harakatchanligi juda kam uchraydi. Ushbu turdagi stsenariyda loyihani (belgilanganidek, vaqtinchalik) ichki hamkorlar bilan amalga oshirish, boshqarish qiyinroq stsenariyni taqdim etadi (bu loyihalar ko'pincha tashqi maslahatchilar va auditorlar bilan shartnoma tuzilishining sabablaridan biridir).

Bu ikkinchi holat xodimlarga "Silo mentaliteti", ya'ni maqsadlari ular ajratilgan loyiha bilan emas, balki ularning funktsional sohalari bilan bog'liq bo'lgan odamlarni ta'minlashi mumkin; ular o'zlarining barqaror idoraviy birlik majburiyatlarini bajarishni afzal ko'rib, loyihaning muvaffaqiyati haqida qayg'urmasliklari mumkin. Bu muammo mehnat jamoasining hamkorligini bloklashi mumkin (gorizontal fikrlash).

Muxtasar qilib aytganda, tashkilotning etuklik darajasi va belgilangan ichki tartib-qoidalar loyihaning muvaffaqiyatli yoki muvaffaqiyatsiz bo'lishiga yordam beradi:

• Agar tashkilot odatda loyihalar ustida ishlasa, allaqachon belgilangan ko'rsatmalar mavjud.

• Rasmiy aloqa kanallari: Agar ular juda qattiq bo'lsa, ular ishlashga to'sqinlik qilishi mumkin

• Norasmiy aloqa kanallari (do'stlar, tanishlar va boshqalar): Agar ular juda tez-tez bo'lsa, ular noto'g'ri ma'lumot berishi mumkin.

Va nihoyat, PMBOK loyihani muvaffaqiyatli deb hisoblash uchun quyidagi talablar bajarilishi kerakligini belgilaydi:

• I daraja. Loyiha maqsadlariga erishish

• II daraja. Loyiha samaradorligi.
  • Mijoz ishidagi uzilishlar darajasi.
  • Resurslardan foydalanish samaradorligi
  • Jamoa a'zolari sonining o'sishi
  • Boshqaruv mojarosi

• III daraja. Yakuniy foydalanuvchi/mijoz uchun yordamchi dastur.
  • Dastlabki muammo hal qilindimi?
  • Imtiyozlar ko'paydimi yoki haqiqiy jamg'armalar bo'ldimi?
  • Foydalanuvchi hozirda mahsulotdan foydalanyaptimi?
• IV daraja. Tashkiliy takomillashtirish: tajribadan o'rganish

Loyiha rahbari

Loyiha menejeri yoki loyiha menejeri quyidagi majburiyatlarga ega:

• Loyiha: xarajat, kalendar, funksionallik va sifat maqsadlari.
  • Tashkilot
  • Investitsion daromad.

• Axborot oqimi: proaktiv tarzda taqdim eting, agar rahbar ba'zi ma'lumotlardan hayratda qolsa, bu biz to'g'ri xabar bermaganimizni anglatadi.

• Jamoa: fikr-mulohaza va e'tirofni taqdim eting.

• O'zingiz haqingizda: Shaxsiy o'sish.

Boshqa tomondan, loyiha menejeri doimo qiyinchiliklarga duch keladi, ular orasida biz quyidagilarni topishimiz mumkin:

• Mas'uliyat vs. Vakolatning yo'qligi
  • Yuqori darajadagi mas'uliyat.
  • Men ustidan bevosita vakolatim bo'lmagan odamlar bilan ishlayman.

• Haqiqiy bo'lmagan maqsadlar
  • Bu eng keng tarqalgan muammolardan biridir.
  • Loyiha ko'lamini to'g'ri tahlil qilish va rejalashtirish g'oyasini mustahkamlaydi.

• Funktsional yo'nalish
  • Odamlar o'zlarining funktsional bilim sohalariga e'tibor berishga moyil bo'lishadi.
  • Vaqtinchalik xususiyatini hisobga olgan holda, uning funktsional maydoni loyihadan ko'ra muhimroqdir.

• Noaniqlik ustidagi asosiy ziddiyat
  • Kam ma'lumot bilan tez qaror qabul qiling.
  • Diapazon taxminlari (masalan, xarajatlar)
  • Baholashdagi qiyinchiliklarni boshliqlar va jamoa a'zolari tushunadigan qilishga harakat qiling.

Loyiha boshqaruvi taqdim etadigan mas'uliyat va muammolarni muvaffaqiyatli hal qilish uchun loyiha menejeri doimiy ravishda quyidagi ko'nikmalarni oshirishi kerak:

• Loyihani boshqarish: rejalashtirish va monitoring qilish vositalari.
• Shaxslararo munosabatlar
  • Etakchilik, muzokaralar olib borish va delegatsiya qilish qobiliyatlari.
  • Og'zaki va yozma muloqot qobiliyatlari
  • Mojarolarni hal qilish.
  • Mentor rolini rivojlantirish ko'nikmalari (murabbiylik)

• texnologik bilim
  • Sanoat va texnologik sohalarni bilish
  • Mahsulot va/yoki jarayonlarni bilish
  • dizayn qobiliyatlari

• Shaxsiy mahorat
  • Halollik, halollik
  • Global o'ylab ko'ring
  • Noaniqlik va noaniqlik uchun yuqori bardoshlik
  • Ishonchli va ishonchli
  • ochiq va foydalanish mumkin
  • Hal qiluvchi
  • Tijorat. Loyihaning g'oyalari yoki fazilatlarini sotish qobiliyati.
  • O'qituvchi. Guruh a'zolariga bilimlarni uzatish.

Loyiha ta'rifi

Loyihani aniqlash quyidagi bosqichlardan iborat:

• I bosqich. Muammo yoki imkoniyatni tushunish.
• II bosqich. Eng maqbul yechimni aniqlang
• III bosqich. Yechimni ishlab chiqing va reja tuzing
• IV bosqich. Loyihani ishga tushirish

I bosqich. Muammo yoki imkoniyatni tushunish.

Loyiha qondirmoqchi bo'lgan haqiqiy ehtiyojni aniqlash juda muhimdir. Ish bu ehtiyojning qoniqarli qondirilganligi yoki qondirilmaganligiga qarab baholanadi.

Birinchidan, ehtiyoj va yechim o'rtasidagi farqni aniqlash kerak.

Bir zarurat:

• Mijoz uchun maqsadni tavsiflaydi

• Maqsad va vazifalarni belgilang

• Buni qanday qilish kerakligi haqidagi savolni ochiq qoldiring.

• Nima uchun bu qilinmoqda degan savolga javob biznes asoslanishiga ishora qilishi kerak.

Buning o'rniga, yechim:

• Jamoa uchun vositalarni tavsiflaydi
• Maqsad va maqsadlarga erishish uchun strategiya va g'oyalarni belgilang.
• Buni qanday qilishni belgilang.
• Bu nima uchun qilinayotganiga javob mijozning ehtiyojiga ishora qilishi kerak.
• Haqiqiy ehtiyojni aniqlashni so'rash uchinchi tomonlarni noqulay his qilishi mumkin, chunki ular sizning mezoningizga ishonmaydilar.

Ushbu ta'riflarga asoslanib, ushbu bosqich o'z natijasi sifatida loyiha talablari hujjatini yaratishga ega bo'lishi kerak, bu yechim taklif qilmaydi, faqat ehtiyojni tavsiflaydi. Ushbu hujjat quyidagi bo'limlarni o'z ichiga olishi kerak:

• Muammo yoki imkoniyatning tavsifi
• Muammoning ta'siri yoki ta'siri
• Muammo kimga yoki nimaga ta'sir qilishini aniqlang
• Muammoga e'tibor bermaslikning ta'siri
• istalgan holat
• Istalgan vaziyatga erishish bilan bog'liq imtiyozlar
• Tashkilot strategiyasiga muvofiqlik
• Tashkilotning boshqa sohalari bilan muvofiqlik ziddiyati
• noaniqliklar
• asosiy taxminlar
• Yechimning cheklovlari
• ekologik mulohazalar
• Tarixiy qo'llab-quvvatlash ma'lumotlari

Ushbu ma'lumotlarning barchasini to'plaganingizdan so'ng, muammoni hal qilishga arziydimi yoki yo'qligini qayta ko'rib chiqish va potentsial yechim mavjudligini aniqlash kerak.

II bosqich. Eng maqbul yechimni aniqlang

Aniqlangan ehtiyojni qoplaydigan echimlarni aniqlash uchun quyidagi tartibni bajarish mumkin:

• Kelajakdagi ishchi guruh a'zolari yoki manfaatdor tomonlar bilan guruh miya hujumi.
• Ular loyiha talablari hujjatidagi bayonotlarga qay darajada javob berishini tekshiring.
• 2 dan 5 tagacha nomzod yechimlarni tanlang.

Tanlangan nomzod echimlar uchun qaysi biri qoplanishi kerakligiga eng mos kelishini aniqlash uchun batafsil tahlil o'tkazilishi kerak va arzon narxni nazarda tutadi.

Moliyaviy tahlil (xarajatlar x foyda):

Loyihaning moliyaviy hayotiyligini tasdiqlash uchun u ishlab chiqarishi mumkin bo'lgan pul tushumlarini, masalan, loyihani amalga oshirishdan olingan foydani (sotish hajmini oshirish, xarajatlarni kamaytirish va h.k.) va xarajatlarni aniqlash kerak. startap loyihaning borishi va boshqaruvini ifodalaydi.

Shunday qilib, turli xil pul oqimlarining hajmini baholash va 4 ta asosiy ko'rsatkichni hisoblash orqali biz qaysi loyiha bizga ko'proq moliyaviy rentabellik berishini aniqlashimiz mumkin.

Hech bo'lmaganda quyidagi ko'rsatkichlarni o'rganish kerak:

• Hozirgi sof qiymat (NPV). Pulning vaqt qiymatini hisobga olgan holda loyiha qancha pul ishlab chiqarishini aniqlang.
• Ichki daromad darajasi (IRR) . Investitsiyalar rentabelligini aniqlang.
• Davr qaytish. Investitsiya qachon qaytarilishini aniqlaydi (NPV = 0).
• pul teshigi . Zarur bo'lgan maksimal investitsiyalarni aniqlang.

Moliyaviy bo'lmagan tahlil (vaznli faktorli baholash modeli - qarorlar matritsasi)

Og'irlangan faktorial skoring modeli ("Qaror matritsasi") yordamida tahlil baholanishi kerak bo'lgan atributlar ro'yxatini tayyorlash bilan boshlanadi. Ularning har biri uchun vazn o'rnatiladi va har bir nomzod echimiga muvofiqlik darajasini ko'rsatadigan ballar belgilanadi:

Afzallik:

• Turli ma'lumotlardan, shu jumladan moliyaviy ma'lumotlardan foydalanishga ruxsat beradi.
• Boshqaruvning ishtiroki va sezgirlikni tahlil qilish imkonini beradi.

Kamchiliklari:

• Yuqori subyektiv jarayon.
• Bu loyihaning jozibadorligini ko'rsatadi, lekin tijorat asosini bildirmaydi.

Moliyaviy yoki matritsali tahlilga qo'shimcha ravishda, qaysi echimni tanlash bo'yicha yakuniy qaror boshqa vositalardan foydalanishga asoslangan bo'lishi mumkin:

• bozor tadqiqotlari
• Pilot sinovlari. Cheklangan hududda sinov.
• Prototiplash. To'g'ri bashoratlarni tasdiqlash uchun loyihaning kichik qismini qurish.
• Kompyuter simulyatsiyasi.

Muxtasar qilib aytganda, amalga oshirilgan tahlillar nafaqat yechimni tanlashga yordam beradi, balki echimlar hayotiyligini va loyihani davom ettirishga arziydimi yoki yo'qligini aniqlashga imkon beradi.