Việc xác định đầu vào và đầu ra là một khía cạnh có tầm quan trọng sống còn trong việc mô hình hóa các quy trình kinh doanh và cũng được liên kết chặt chẽ với định nghĩa về hệ thống thông tin hỗ trợ việc thực hiện các quy trình.
Một Phương pháp được đề xuất để xác định và lập mô hình đầu vào và đầu ra của Quy trình Kinh doanh trong Môi trường Cộng tác.
Đầu vào và đầu ra của các quy trình kinh doanh được giải quyết từ các lĩnh vực công việc khác nhau: Quản lý Quy trình Kinh doanh, Kiến trúc Mô hình hóa Kinh doanh hoặc Kỹ thuật Yêu cầu Phần mềm. Trong một môi trường hợp tác, quy trình kinh doanh có một số điểm khác biệt so với quy trình kinh doanh truyền thống. một mặt
việc thực hiện các hoạt động của quy trình là trách nhiệm của hai hoặc nhiều thực thể (công ty, chuỗi cung ứng hoặc mạng) và cùng với đó là các vấn đề của hệ thống hỗ trợ các quy trình và hệ thống thông tin liên quan, mặt khác, các mối quan hệ cộng tác biến đổi cách thức. thông tin được chia sẻ giữa các thực thể.
Trong khu vực Quản lý quy trình nghiệp vụ, các kỹ thuật và công cụ được cung cấp để xem xét đầu vào và đầu ra của quy trình. Một số kỹ thuật này là (Aguilar-Saven, 2004): Lưu đồ, Sơ đồ luồng dữ liệu-DFD, Sơ đồ hoạt động vai trò-RAD, Sơ đồ tương tác vai trò -RID), Sơ đồ Gantt, IDEF (Định nghĩa tích hợp cho mô hình hóa vai trò), Lưới Petri màu ( Petri-net-CPN được tô màu), Phương pháp hướng đối tượng (Hướng đối tượng-OO) hoặc Kỹ thuật quy trình làm việc Kiến trúc mô hình hóa nghiệp vụ Họ tiếp cận mô hình hóa quy trình nghiệp vụ bằng cách sử dụng các chế độ xem mô hình hóa khác nhau, mỗi chế độ tập trung và hoạt động trên một phần cụ thể của mô hình kinh doanh tích hợp ( Tô, 1999).
Mỗi kiến trúc mô hình đề xuất các chế độ xem mô hình riêng, ví dụ: AIMOSA (Chế độ xem Tổ chức, Tài nguyên, Thông tin và Chức năng), GRAI-GIM (Chế độ xem Sản phẩm),
Hệ thống Vật lý, Ra quyết định, Thông tin và Chức năng), PERA (Kiến trúc của Tổ chức và Nhân sự, Hệ thống Thông tin và Nhóm Sản xuất), GERAM (Tầm nhìn về Tổ chức, Tài nguyên, Thông tin và Chức năng), ARIS (Tầm nhìn về Chức năng, Dữ liệu ,
Tổ chức và Kiểm soát). Đầu vào và đầu ra của quá trình đã được giải quyết chủ yếu từ các khía cạnh chức năng và thông tin (Melao và Pidd, 2000). Cuối cùng, Kỹ thuật yêu cầu phần mềm cho phép xác định các yếu tố cần được biểu diễn trong các mô hình có mục tiêu là thiết kế hệ thống thông tin và do đó, xem xét rõ ràng mối quan hệ giữa quy trình kinh doanh và hệ thống tính toán.
Kỹ thuật yêu cầu cố gắng hiểu nhu cầu chính xác của người dùng hệ thống phần mềm, để chuyển những nhu cầu này thành các hướng dẫn chính xác và rõ ràng mà sau này có thể được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống.
Các nguyên tắc làm việc khác nhau cung cấp các công cụ lập mô hình khác nhau và trong nhiều trường hợp kết hợp các phương pháp riêng của họ (Cuenca và những người khác, 2006). Các phương pháp mô hình hóa quy trình phụ thuộc vào mô hình được phát triển. Từ góc độ toàn cầu, thông tin liên quan đến việc lập thành văn bản một quy trình chứa định nghĩa về mục tiêu, phạm vi, điều kiện Y Các định nghĩa, trách nhiệm Y thẩm quyền, Các hoạt động được thực hiện, Món khai vị Y lối ra, chỉ số, Tài nguyên, cơ sở hạ tầng Nó là tương quan với các quy trình khác (Arrascaeta, 2005 và Athena, 2004). Lin và Polenske (1998) trình bày mô hình đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất. Mô hình này cung cấp một mô tả toán học về các đầu vào và đầu ra hiện có trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, trong đó hoạt động sản xuất của một công ty được coi là một tập hợp các quy trình sản xuất kết hợp một số yếu tố để tạo ra kết quả. Tuy nhiên, cách tiếp cận này không tính đến các mối quan hệ giữa quá trình với khách hàng và nhà cung cấp của nó.
cheng leo và những người khác (1999) phân biệt giữa hai loại đầu vào và đầu ra: thông tin và vật chất. Trong bối cảnh của chuỗi cung ứng, mô hình SCOR (Supply Chain Operational
Reference Model) được sử dụng để cải thiện giao tiếp giữa các công ty chuỗi cung ứng và hệ thống thông tin của họ (Athena, 2004). và những người khác (2002) đề xuất một cách tiếp cận dựa trên đầu vào và đầu ra của các quy trình sản xuất, được sử dụng để phát triển các mô hình cụ thể điều tra dòng chảy giữa các quy trình sản xuất, của chuỗi cung ứng toàn cầu hoặc một phần của chuỗi. thoát vị và những người khác (2008) phân biệt giữa dòng sản phẩm (đầu vào và đầu ra cho quá trình chuyển đổi), dòng thông tin (đầu vào và đầu ra cho quá trình chuyển đổi thông tin) và dòng quyết định (quy trình quyết định và mối quan hệ của chúng).
Việc xác định đầu vào và đầu ra của một quy trình là một yêu cầu cần đáp ứng trong mô hình hóa quy trình kinh doanh, nhưng các đề xuất được phân tích không nêu chi tiết cách thực hiện điều này. Điều này chứng minh sự cần thiết của một phương pháp giúp xác định và phân tích đầu vào và đầu ra của quy trình kinh doanh.
Phương pháp đề xuất để xác định và lập mô hình đầu vào và đầu ra của quy trình kinh doanh trong môi trường hợp tác
Thông qua phương pháp luận, đầu vào và đầu ra của quá trình sẽ được xác định từ quan điểm của dòng hoạt động được thực hiện. Theo nghĩa này, đầu vào được biến đổi hoặc sử dụng trong quá trình hoạt động để tạo ra đầu ra. Phương pháp được đề xuất tuân theo cách tiếp cận quy trình từ trên xuống (Top-Dow) để đầu vào và đầu ra của các quy trình, quy trình con và hoạt động được xác định theo thứ tự đó.
Các bước cần tuân theo đối với từng quy trình, quy trình phụ hoặc hoạt động là:
1. Xác định quy trình, tiểu quy trình hoặc hoạt động: cần xác định rõ ràng quy trình, tiểu quy trình hoặc hoạt động mà các bước tiếp theo của phương pháp sẽ được thực hiện.
2. Xác định đầu ra (kết quả): đầu ra của quy trình làm tăng thêm giá trị cho khách hàng phải được phân biệt với các đầu ra của quy trình khác do hoạt động biến đổi đầu vào thành giá trị đầu ra:
a) Quá trình cung cấp giá trị đầu ra (kết quả) nào cho khách hàng?
b) Những đầu ra nào khác mà quá trình tạo ra do biến đổi các đầu vào?
Đối với mỗi đầu ra:
2.1. Nó có phải là đầu ra của thông tin hay vật liệu không?: Các quy trình có thể cung cấp đầu ra là thông tin hoặc đối tượng vật chất. Trong phương pháp luận, người ta hiểu rằng những điều sau đây có thể xuất hiện:
— Dữ liệu hoặc thông tin đầu ra: dữ liệu hoặc thông tin được tạo ra bởi hoạt động hoặc quá trình.
— Đầu ra của các đối tượng (hoặc vật liệu): các đối tượng được tạo ra bởi hoạt động hoặc quy trình.
2.2. Ai là khách hàng hoặc người nhận?: Đầu ra của quy trình được chứng minh bằng cách cung cấp giá trị cho một khách hàng cụ thể (2a).
Trong trường hợp các đầu ra khác là kết quả của quá trình chuyển đổi (2b), người ta có thể nói về người nhận đầu ra.
23. Cụ thể hóa đầu ra: cần cụ thể hóa đầu ra để xác định rõ ràng theo bản chất của nó và theo quan điểm của người tiếp nhận. Cái sau xác định liệu đầu ra có giá trị mà khách hàng mong đợi hay không:
2.3.1. Đặc điểm kỹ thuật của đầu ra theo quan điểm của khách hàng hoặc người nhận là gì?
2.3.2. Đặc điểm kỹ thuật tương ứng với bản chất riêng của nó tùy thuộc vào việc đó là thông tin hay đối tượng là gì?
3. Xác định đầu vào: Đầu vào của quy trình có thể thuộc nhiều loại khác nhau. IDEF0 bao gồm trong mô hình quy trình của nó các yếu tố cơ bản sau đây có thể được hiểu là đầu vào của quy trình: quyền hạn (mô tả, đặc điểm kỹ thuật hoặc biện minh của quy trình), kiểm soát (điều kiện kích hoạt quy trình), đầu vào (đối tượng tham gia quy trình ), và cơ chế (tài nguyên được sử dụng bởi quy trình).
Trong phương pháp được đề xuất, chỉ các yếu tố đầu vào đưa vào quá trình được chuyển đổi hoặc được sử dụng để tạo ra đầu ra mới được xác định.
Đối với mỗi mục nhập:
3.1. Đây có phải là mục nhập thông tin hoặc tài liệu không?: Trong phương pháp luận, người ta hiểu rằng 2 loại mục nhập có thể xuất hiện:
— Dữ liệu hoặc thông tin đầu vào: Dữ liệu hoặc thông tin được chuyển đổi hoặc sử dụng bởi hoạt động hoặc quá trình để tạo ra đầu ra.
— Đối tượng (hoặc vật liệu) đầu vào: Các đối tượng được chuyển đổi hoặc sử dụng bởi hoạt động hoặc quy trình để tạo ra đầu ra.
3.2. Ai là nhà cung cấp hoặc nguồn gốc?: một thông tin cần thiết để xác định đầu vào là nhà cung cấp hoặc nguồn gốc cung cấp đầu vào, nếu họ đã được thiết lập hoặc nếu bạn muốn thiết lập một số loại mối quan hệ.
3.3. Cụ thể hóa đầu vào: cần cụ thể hóa đầu vào để xác định rõ ràng nó theo bản chất riêng của nó và dưới góc độ của hoạt động biến đổi hoặc sử dụng nó, vì điều kiện thứ hai là đầu vào đáp ứng các yêu cầu cần thiết cho hoạt động. để được thực hiện. thực hiện một đầu ra:
3.3.1. Đặc tả đầu vào từ quan điểm hoạt động là gì?
3.3.2. Đặc điểm kỹ thuật tương ứng với bản chất riêng của nó tùy thuộc vào việc đó là thông tin hay đối tượng là gì?